Sistema para Administrar Imóveis Próprios da Empresa
Equipe Alugo
Especialistas em Contratos e Direito Imobiliário
7 dias grátis. Pede cartão, sem cobrança no período. Cancele quando quiser.
O que o sistema de uma empresa com imóveis próprios precisa fazer
Para administrar imóveis próprios de uma empresa ou holding, o sistema precisa fazer cinco coisas por contrato: cobrar por boleto ou PIX em nome do CNPJ, dar baixa sozinho quando o pagamento cai, calcular o reajuste perto do aniversário, mostrar o resultado mês a mês para os sócios e liberar acesso ao contador e à equipe sem compartilhar senha. Planilha faz isso só enquanto a carteira é pequena. ERP genérico não conhece contrato de locação. Um sistema de gestão de locação cobre a rotina inteira.
Este artigo trata da operação da carteira, não de estrutura societária nem de tributação. Para custo de abrir e manter a holding, veja quanto custa abrir e manter uma holding patrimonial. Decisões contábeis e fiscais ficam com o contador da empresa.
A empresa que chega aqui já passou da fase de decidir se abre a holding (veja se a holding familiar vale a pena e como transferir os imóveis, ITBI e passo a passo). Agora os imóveis estão no CNPJ, os inquilinos continuam pagando todo mês e alguém precisa tocar a rotina. Esse é o problema que um sistema resolve.
O que muda da pessoa física para o CNPJ na operação
A locação continua regida pela Lei do Inquilinato (Lei 8.245/91), seja o locador pessoa física ou jurídica. O que muda é a camada em volta do contrato, e é nela que a operação costuma travar.
Quatro diferenças práticas:
- Cobrança em nome da empresa. O locador no contrato e na cobrança passa a ser a razão social, com CNPJ, e não o sócio. Misturar o recebimento na conta pessoal é o erro mais comum e o que mais dá trabalho para a contabilidade desfazer depois.
- Mais de uma pessoa mexe na carteira. Sócio, administrador, financeiro, contador. Em planilha, isso vira cópia por e-mail e versão errada. No banco, vira senha compartilhada.
- A contabilidade pede conciliação. O contador precisa de receita por imóvel, despesas por imóvel e um fechamento mensal confiável. Sem isso, ele reconstrói tudo a partir de extrato.
- A obrigação fiscal do aluguel está mudando. Nota fiscal de aluguel e a reforma tributária afetam quem aluga pela empresa. Não cravamos datas aqui: veja quando a NFS-e de aluguel é obrigatória e o que muda com a reforma tributária no aluguel, e confirme o seu caso com o contador. Para o debate PF contra PJ, há o comparativo de regime PJ ou PF.
No Alugo, o cadastro aceita locador e inquilino pessoa jurídica, com razão social, nome fantasia, inscrição estadual e representante legal. Isso resolve o contrato e a cobrança em nome do CNPJ. O que o sistema não faz é a escrituração contábil: ele entrega os dados organizados para o contador usar.
Planilha, ERP genérico, sistema de locação ou imobiliária
Há quatro caminhos para tocar a carteira de uma empresa. A tabela compara o que importa na rotina, sem favorecer ninguém: cada um serve a um tamanho e a um nível de controle.
Quatro formas de operar a carteira própria de uma empresa
| Critério | Planilha | ERP genérico | Sistema de locação | Imobiliária |
|---|---|---|---|---|
| Cobrança por boleto e PIX | Manual, fora da planilha | Depende de módulo e integração | Automática, com baixa quando paga | Feita pela imobiliária |
| Reajuste por índice | Você lembra e calcula | Conta de cada contrato, à mão | Sugestão por contrato perto do aniversário | Feito pela imobiliária |
| Resultado por mês (DRE) | Monta você | Forte em contabilidade | Relatório de DRE anual mês a mês | Prestação de contas da imobiliária |
| Acesso de contador e equipe | Arquivo compartilhado | Perfis, mas curva de implantação | Usuários com perfis de acesso | Você recebe relatório |
| Contrato, aditivo e vistoria | Pasta de arquivos | Raramente | No mesmo sistema | Com a imobiliária |
| Controle da carteira | Total, mas manual | Alto | Total, com automação | Compartilhado com terceiro |
| Custo | Seu tempo | Licença e implantação | Mensalidade por faixa de imóveis | Taxa de administração sobre o aluguel |
Arraste para o lado para ver toda a tabela
Planilha serve até onde a memória alcança. Quem está nesse ponto encontra o diagnóstico completo em como administrar vários imóveis sem planilha. ERP genérico é a escolha natural quando a empresa já usa um para o resto do negócio, mas ele trata aluguel como lançamento financeiro, não como contrato com data de reajuste, vistoria e régua de cobrança. Imobiliária tira o trabalho da sua mão, em troca de taxa recorrente e de menos controle. Sistema de locação é o meio-termo de quem quer continuar no comando da carteira sem a rotina manual.
Para ver como as opções do mercado se comparam em preço público e funcionalidades, o comparativo de sistemas de gestão de aluguel lista os principais, e a alternativa à Superlógica para proprietário mostra o caso de quem veio de um sistema maior.
Exemplo prático: holding com 25 imóveis e a rotina do mês
Imagine uma holding patrimonial familiar com 25 imóveis alugados: 14 apartamentos, 6 salas comerciais e 5 casas, com inquilinos pessoa física e alguns pessoa jurídica. Os sócios são três irmãos e há um contador externo. Veja como a rotina mensal fica num sistema de locação.
Rotina do mês
Cobrança sai sozinha
O sistema cria as cobranças por boleto e PIX cerca de 15 dias antes de cada vencimento, em nome da empresa. Ninguém digita nada.
Baixa automática
Quando o inquilino paga, a cobrança é baixada. A régua envia lembrete antes do vencimento e avisos depois, por e-mail e, se ativado, WhatsApp.
Inadimplência no radar
O relatório de inadimplência separa atrasos de 0 a 30, 31 a 60 e mais de 60 dias, a partir do plano Pro. O financeiro cobra só quem atrasou.
Reajustes aplicados em lote
O sistema calcula uma sugestão de reajuste por contrato perto do aniversário e avisa o gestor por e-mail. Em um mês com 6 aniversários, o gestor confere e aplica de uma vez, até 50 por vez. As cobranças futuras já saem atualizadas. O aviso ao inquilino e o aditivo, quando necessários, são feitos por você, e o aditivo pode ser assinado eletronicamente a partir do Pro.
Despesas por imóvel
IPTU, condomínio e manutenção entram na tela de despesas, por imóvel. Para um prédio ou galpão com várias unidades, o empreendimento rateia a despesa por fração ideal ou igualmente.
Resultado para os sócios
No fim do mês, o Administrador abre o DRE anual mês a mês e exporta os dados em CSV para o contador. Todos olham o mesmo número.
Em custo, essa carteira cabe no plano Gestão (R$ 99,90 por mês, até 30 imóveis), mais a tarifa de R$ 1,99 por cobrança recebida, boleto ou PIX. Com 25 cobranças recebidas no mês, são R$ 49,75 de tarifa, o que dá cerca de R$ 149,65 no total. Se a carteira crescer, o plano Empresarial (R$ 149,90, até 100 imóveis) e o Imobiliária (a partir de R$ 249,90, até 150) acompanham, e carteiras maiores são tratadas sob consulta. Sem fidelidade.
Reajuste em carteira tem pegadinha: periodicidade mínima de um ano (Lei 10.192/2001, art. 2º, §1º) e índice conforme o contrato (Lei 8.245/91, art. 17). Veja o passo a passo em reajuste em massa na carteira de locação.
Teste com um imóvel da carteira
Cadastre um imóvel da empresa, crie o contrato com o CNPJ como locador e emita a primeira cobrança por boleto ou PIX. Em minutos você vê a baixa automática e a régua funcionando, antes de decidir qualquer coisa.
Cadastrar o primeiro imóvelAcesso do sócio, do contador e da equipe sem dar a senha do banco
Com a carteira no CNPJ, a pergunta deixa de ser "quem lança" e vira "quem pode ver e fazer o quê". Compartilhar a senha do internet banking resolve na semana e vira risco no ano. O caminho é dar a cada pessoa um acesso próprio.
No Alugo, o desenho do acesso funciona assim:
- Usuários ilimitados em todos os planos, sem pagar por assento extra.
- Sete perfis de acesso, entre eles Administrador, Gerente e Financeiro. Os relatórios de DRE, inadimplência e projeções ficam restritos ao Administrador.
- Desativar um acesso é imediato e reversível. Quando um funcionário sai, você desliga o usuário na hora, e os dados continuam na conta, que pertence à empresa e não ao usuário.
- Linha do tempo em cada contrato, para ver o histórico do que aconteceu naquele contrato.
Um limite que vale conhecer antes de assinar: hoje não existe atribuição de imóvel a um usuário específico, então quem tem acesso vê a carteira inteira. Se a regra da sua empresa é que cada pessoa veja só uma parte dos imóveis, isso pesa na escolha. O mesmo vale para uma trilha de auditoria detalhada de "quem fez o quê" em cada tela: não é o que o sistema entrega hoje.
Fechamento do ano: informe de rendimentos, DIMOB e contabilidade
O fim do ano é o momento em que a organização aparece. O Alugo gera o Informe de Rendimentos em PDF por proprietário e por ano, com o total recebido de cada imóvel, e o arquivo da DIMOB está disponível em todos os planos (o Carnê-Leão também existe no sistema, mas é obrigação de pessoa física, não da empresa). Para a empresa, o uso prático é ter o histórico de recebimentos de cada imóvel pronto, em vez de montá-lo a partir de extratos.
O que o contador costuma pedir, e onde buscar:
- Receita por imóvel e por mês, do DRE anual e da exportação CSV de contratos, imóveis, inquilinos, reajustes e despesas.
- Despesas por imóvel, da tela de despesas consolidada.
- Informe de rendimentos por proprietário e ano, em PDF, com o que cada imóvel rendeu no período.
- Cadastro do imóvel, incluindo o CIB quando exigido: veja como consultar o CIB do imóvel.
Duas ressalvas de honestidade. Primeiro, o Alugo não é sistema contábil: não há contas a pagar da empresa, importação de extrato (OFX), conciliação bancária nem centro de custos. A contabilidade continua no sistema do seu contador, e o Alugo entrega os dados de locação. Segundo, a emissão de nota fiscal de aluguel não é o que o sistema faz hoje; a NFS-e que ele emite é a da comissão de administração. Se a sua empresa precisará de nota pelo aluguel, trate com o contador e acompanhe a regra da NFS-e de aluguel. Sobre DIMOB, o guia da DIMOB explica quem declara.
Este conteúdo é informativo e não substitui orientação contábil, tributária ou jurídica. A decisão sobre regime, nota fiscal e obrigações acessórias é do contador da holding.
Checklist para escolher o sistema da carteira da empresa
Antes de assinar, confirme:
- Aceita locador pessoa jurídica, com razão social, inscrição estadual e representante legal.
- Cobra por boleto e PIX e dá baixa sozinho quando o pagamento cai.
- Tem régua de cobrança com lembrete antes e aviso depois do vencimento.
- Calcula reajuste por contrato e permite aplicar em lote.
- Mostra o resultado mês a mês (DRE) e exporta dados para o contador.
- Lança despesas por imóvel e rateia despesas de prédio ou galpão.
- Dá acesso por perfil a sócio, financeiro e contador, e permite desligar um acesso na hora.
- Importa a carteira existente por planilha (o Alugo aceita até 2.000 locações, sem histórico de boletos).
- Preço publicado por faixa de imóveis, sem fidelidade.
- Deixa claro o que não faz (contas a pagar, conciliação, nota de aluguel), para você não descobrir depois.
Perguntas frequentes
Qual o melhor sistema para administrar imóveis próprios de uma empresa?
Depende do tamanho e do controle que você quer. Para quem mantém a carteira sem imobiliária, um sistema de gestão de locação com cobrança automática, reajuste, DRE e acesso por perfil costuma encaixar melhor que planilha ou ERP genérico. A página de comparativo de sistemas mostra as alternativas com preço público.
Uma holding pode usar o mesmo sistema de uma pessoa física?
Sim, se o sistema aceitar locador pessoa jurídica. No Alugo, o cadastro aceita CNPJ com razão social, nome fantasia, inscrição estadual e representante legal. A diferença está na contabilidade e nas obrigações fiscais da empresa, que ficam com o contador.
O Alugo substitui o sistema contábil da holding?
Não. O Alugo organiza a locação: contratos, cobranças, reajustes, despesas por imóvel e DRE. Não faz contas a pagar da empresa, conciliação bancária nem escrituração. Os dados saem em CSV e relatórios para o contador usar.
Posso dar acesso ao contador sem expor a conta bancária?
Sim. Cada pessoa tem um usuário próprio, com perfil de acesso, e não precisa de senha do banco. Os usuários são ilimitados em todos os planos e o acesso pode ser desativado na hora. Hoje todos os usuários veem a carteira inteira, sem restrição por imóvel.
Quanto custa para uma empresa com 25 imóveis?
O plano Gestão (R$ 99,90 por mês, até 30 imóveis) comporta a carteira, mais a tarifa de R$ 1,99 por cobrança recebida, boleto ou PIX. O teste é de 7 dias grátis, sem fidelidade; o cadastro pede cartão, e você não paga nada se cancelar antes.
Dá para migrar a carteira que já está numa planilha?
Sim. O Alugo importa a carteira por planilha (.xlsx ou .csv), até 2.000 locações de uma vez. O histórico de boletos antigos não vem junto, então guarde esse arquivo à parte.
Próximo passo: cadastrar o primeiro imóvel da empresa
A forma mais rápida de saber se o sistema serve é colocar um imóvel real dentro: o locador é a empresa, o contrato é de verdade e a cobrança sai por boleto ou PIX. Se a carteira tem dezenas de contratos, importe a planilha e veja o reajuste do próximo mês já calculado.