Sistema de Cobrança para Imobiliária: o Que Exigir
Equipe Alugo
Especialistas em Contratos e Direito Imobiliário
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O que muda quando a imobiliária cobra uma carteira
Resposta direta: um bom sistema de cobrança para imobiliária gera a cobrança de cada contrato sozinho, emite o boleto e o PIX em nome da imobiliária, roda uma régua de avisos, dá baixa quando o pagamento cai, mostra a inadimplência da carteira inteira e só repassa o proprietário, com a comissão já retida, depois que o pagamento compensa.
Cobrar o aluguel do seu próprio imóvel é uma tarefa. Cobrar 80 contratos de 60 proprietários diferentes é uma operação, e o dinheiro que passa por ela não é da imobiliária. Por isso o critério de escolha muda: em vez de perguntar apenas se o sistema emite boleto, a pergunta é se ele aguenta o volume, deixa claro quem é o cobrador, separa a comissão do valor do proprietário e mostra, num só lugar, quem está atrasado. O comparativo para o proprietário que cuida de poucos imóveis está em Sistema de Cobrança de Aluguel Automático. Aqui o foco é a carteira de terceiros.
Três coisas pesam mais do que nas listas genéricas de funcionalidades: a conta em que o dinheiro cai, o momento do repasse e a visão consolidada de atraso. Um sistema que resolve o boleto mas deixa essas três na planilha só empurrou o trabalho para outra tela.
Em nome de quem sai o boleto
Quando a imobiliária administra o imóvel por mandato, quem cobra e recebe do inquilino é ela, e depois presta contas ao proprietário. O Código Civil trata esse dever no art. 668: o mandatário é obrigado a dar contas de sua gerência ao mandante, transferindo-lhe as vantagens recebidas. Na prática, o boleto e o PIX devem sair em nome da imobiliária, e o valor deve cair numa conta que seja dela.
O ponto de atenção é o tipo de conta. O caminho mais seguro é uma conta de pagamento aberta no CNPJ da imobiliária, numa instituição de pagamento regulada pelo Banco Central (Lei 12.865/2013 e regulamentação do sistema de pagamentos brasileiro), e não o caixa do fornecedor do software nem a conta pessoal de um sócio. Isso evita mistura de patrimônio e facilita provar, em qualquer discussão com um proprietário, quanto entrou e quanto saiu. Quando o assunto é para onde o dinheiro vai depois do pagamento, o detalhe está em para onde vai o dinheiro na cobrança de aluguel.
Sinais de alerta na hora de perguntar ao fornecedor:
- O boleto sai em nome do fornecedor ou de um terceiro, e não da imobiliária.
- O dinheiro passa por uma conta que não está no CNPJ da imobiliária.
- Ninguém sabe explicar em que instituição regulada o saldo fica.
- O repasse ao proprietário depende de uma aprovação manual do fornecedor.
Cobrança manual, banco ou sistema: comparativo
Toda imobiliária começa por um destes três caminhos. Os dois primeiros funcionam com poucos contratos e vão quebrando à medida que a carteira cresce:
Cobrança manual x banco x sistema de locação, critério por critério
| Critério | Manual (planilha e WhatsApp) | Conta de banco e boleto avulso | Sistema de cobrança de locação |
|---|---|---|---|
| Emissão mensal | Alguém lembra e envia contrato por contrato | Boleto emitido um a um no internet banking | Automática por contrato, sem precisar emitir em lote |
| Aviso e régua de atraso | Mensagem manual, quando dá tempo | Não faz, o banco só emite o boleto | Avisos antes e depois do vencimento, em sequência |
| Baixa do pagamento | Conferência de extrato linha por linha | Conferência de extrato ou arquivo de retorno | Baixa automática quando o pagamento cai, manual para o que foi pago por fora |
| Comissão e repasse | Cálculo manual a cada contrato | Transferência manual, com risco de repassar o valor errado | Comissão retida e repasse calculado por contrato |
| Visão de inadimplência | Lista feita na mão | Relatório do banco sem vínculo com o contrato | Relatório da carteira por inquilino e faixa de atraso |
| Prestação de contas | Montada à mão todo mês | Exportação do extrato, sem separar por imóvel | Gerada por imóvel e período, em PDF ou CSV |
| Onde começa a quebrar | Poucas dezenas de contratos | Quando o volume mensal exige conferência diária | Quando o fornecedor não cobre o seu fluxo de repasse |
Arraste para o lado para ver toda a tabela
Se você está na dúvida entre continuar na planilha e migrar, os sinais objetivos estão em Planilha ou Sistema de Gestão de Aluguel: Quando Trocar.
O fluxo da carteira: da emissão à prestação de contas
Para avaliar qualquer fornecedor, siga o caminho de um aluguel do começo ao fim. Cada etapa abaixo deve acontecer sem que alguém da imobiliária precise digitar o mesmo dado duas vezes:
As cinco etapas do fluxo de cobrança de uma carteira
Emissão automática
A cobrança do mês nasce do próprio contrato, com valor, vencimento, condomínio, IPTU e taxas. No Alugo, boleto e PIX são criados cerca de 15 dias antes do vencimento, sem ninguém precisar emitir. Contratos que exigem conferência podem ficar com aprovação manual.
Régua de avisos
O inquilino recebe o aviso e o link da fatura antes do vencimento e as mensagens de atraso depois, sem que ninguém precise escrever uma a uma.
Baixa do pagamento
Pagou, o sistema dá baixa sozinho. Pagou por fora, alguém dá baixa manual, uma ou várias de uma vez, com a data correta.
Repasse com comissão retida
Depois que o pagamento compensa, o sistema separa a comissão da imobiliária e repassa a parte do proprietário por PIX ou TED, no automático ou no manual.
Prestação de contas
Ao fim do período, o proprietário recebe o demonstrativo do imóvel em PDF ou CSV, sem que a equipe monte planilha nenhuma.
Régua de cobrança e inadimplência da carteira
A régua é a sequência de mensagens que acompanha o vencimento. Em carteira, o valor dela está na constância: o inquilino do contrato 47 recebe o mesmo tratamento do contrato 3, no dia certo, sem depender de a equipe estar com tempo. Vale conferir três detalhes: quais canais o sistema usa (e-mail, WhatsApp), se respeita dias e horários úteis e se toda mensagem leva para uma página onde o inquilino encontra o boleto, o PIX copia e cola e o recibo. Uma explicação passo a passo do desenho da sequência está em régua de cobrança de aluguel: como funciona.
Multa e juros devem ir no próprio boleto, configuráveis por contrato. A Lei do Inquilinato (Lei 8.245/91) não fixa um percentual de multa moratória para o aluguel: vale o que está no contrato, e a prática de mercado é a multa de 2% a 10% com juros de mora. Confira o texto de cada contrato antes de configurar o sistema, e prefira que o sistema permita ajustar contrato a contrato. Um desconto por pagamento antecipado, em percentual ou valor fixo, também ajuda a puxar o pagamento para antes do vencimento.
Do lado da gestão, o que a imobiliária precisa é de um relatório que mostre a carteira inteira de atraso, agrupada por inquilino e por faixa (0 a 30, 31 a 60 e mais de 60 dias). Sem isso, a inadimplência só aparece quando o proprietário reclama. Para o lado preventivo, veja também como prevenir a inadimplência no aluguel.
Repasse com comissão só depois da compensação
Esta é a regra que mais protege a imobiliária: repassar somente depois que o dinheiro entrou de verdade. Boleto pago não é boleto compensado. O PIX cai na hora, mas o boleto costuma levar cerca de 1 dia útil para compensar. Repassar antes disso significa adiantar dinheiro do próprio caixa ao proprietário, e um pagamento devolvido ou contestado vira prejuízo da imobiliária.
O sistema deve permitir comissão em percentual ou valor fixo e uma regra diferente para a primeira cobrança, quando a comissão de locação costuma ser retida. Para imóveis com mais de um dono, o repasse dividido entre proprietários precisa ser suportado. Quem quiser entender a diferença entre as duas cobranças pode ler comissão de locação x taxa de administração, e quem quer ver o repasse em detalhe, repasse automático de aluguel.
Cuidado com a promessa de "split": nem todo sistema divide o valor no instante do pagamento. Pergunte quando exatamente o proprietário recebe e em que conta o dinheiro fica no meio do caminho. Este conteúdo não substitui orientação contábil ou jurídica profissional.
Checklist para avaliar um sistema de cobrança
Perguntas para fazer a qualquer fornecedor, incluindo o Alugo, antes de assinar:
- O boleto e o PIX saem em nome da minha imobiliária e caem numa conta no meu CNPJ?
- A conta fica numa instituição de pagamento regulada pelo Banco Central?
- A cobrança de cada contrato é gerada sozinha, sem eu precisar emitir todo mês?
- Dá para deixar contratos específicos com aprovação manual antes de a cobrança sair?
- Existe régua de aviso antes e depois do vencimento, e por quais canais?
- As mensagens levam a uma página com boleto, PIX copia e cola e recibo?
- Multa, juros e desconto por antecipação são configuráveis por contrato?
- A baixa é automática quando o pagamento cai, e existe baixa manual, inclusive em várias cobranças de uma vez?
- Vejo a inadimplência da carteira inteira, por inquilino e faixa de atraso?
- A comissão é retida e o repasse só acontece depois da compensação?
- Suporta repasse dividido entre vários proprietários?
- A prestação de contas sai em PDF ou CSV, por imóvel e período, e pode ser enviada por e-mail?
- Consigo colocar a marca da imobiliária nos e-mails, PDFs e no portal?
- As taxas por transação estão claras no plano, sem surpresa no repasse?
Perguntas frequentes
O que um sistema de cobrança para imobiliária precisa ter?
Emissão automática por contrato, boleto e PIX em nome da imobiliária, régua de avisos, baixa automática, relatório de inadimplência da carteira, repasse com comissão retida depois da compensação e prestação de contas ao proprietário. O checklist deste guia serve como roteiro para perguntar a qualquer fornecedor.
O boleto do aluguel deve sair em nome da imobiliária ou do proprietário?
Na administração por mandato, a imobiliária cobra e recebe, e depois presta contas ao proprietário (Código Civil, art. 668). Por isso o mais coerente é o boleto sair em nome da imobiliária, com o valor caindo numa conta no CNPJ dela. O contrato de administração deve dizer isso com clareza.
Quando repassar o aluguel ao proprietário?
Depois que o pagamento compensa, e nos prazos combinados no contrato de administração. O PIX compensa na hora e o boleto costuma levar cerca de 1 dia útil. Repassar antes da compensação é adiantar dinheiro do próprio caixa.
Como fazer a régua de cobrança de uma carteira de aluguéis?
Combine avisos antes do vencimento, mensagens logo após o atraso e novos contatos nas semanas seguintes, por e-mail e WhatsApp, em dias e horários úteis. O sistema deve enviar tudo sozinho para não depender da equipe. A mecânica completa está em régua de cobrança de aluguel: como funciona.
Um sistema de cobrança substitui o sistema de gestão da imobiliária?
Depende do escopo. O ideal é que a cobrança faça parte do mesmo sistema que guarda contratos, proprietários e prestação de contas, para os dados não se duplicarem. Um módulo de cobrança isolado costuma exigir digitar o mesmo dado em dois lugares.
Como o Alugo cobra a carteira de uma imobiliária
O Alugo atende do proprietário com poucos imóveis até imobiliárias e administradoras. Na administração de imóvel de terceiro, o aluguel cai na subconta da imobiliária, uma conta de pagamento no CNPJ dela operada pelo Asaas, instituição de pagamento regulada pelo Banco Central, e o boleto sai em nome da imobiliária. A cobrança mensal nasce do contrato, o aviso ao inquilino segue a régua por e-mail e WhatsApp (o WhatsApp é ligado por contrato), a baixa é automática e o repasse ao proprietário, por PIX ou TED, acontece depois que o pagamento compensa, com a comissão retida e o repasse automático opcional.
Toda mensagem leva o inquilino a uma página de fatura com boleto, PIX copia e cola e recibo. A prestação de contas sai em PDF ou CSV e pode ser enviada por e-mail direto do sistema. O relatório de inadimplência da carteira e o portal do inquilino estão disponíveis a partir do plano Pro, e a marca da imobiliária nos e-mails, PDFs e portais está nos planos Empresarial e Imobiliária. A taxa por transação é cobrada pelo Asaas na subconta: os valores e os planos estão em usealugo.com.br/planos. Para ver o restante do financeiro, como DRE e DIMOB, leia sistema financeiro para imobiliária. Se a lista deste guia bateu com o que falta na sua rotina, veja o Alugo para imobiliárias e teste grátis por 7 dias, com cancelamento antes sem cobrança.