Quanto tempo guardar recibo de aluguel e contrato
Equipe Alugo
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A regra prática é guardar tudo da locação por pelo menos 5 anos depois do fim do contrato. Esse prazo cobre a prescrição de 3 anos para cobrar aluguéis e encargos em atraso (art. 206, §3º, I, do Código Civil) e a janela de 5 anos em que a Receita Federal pode revisar sua declaração de Imposto de Renda (arts. 150, §4º, e 173 do Código Tributário Nacional). Já o contrato assinado, a vistoria e o distrato valem a pena guardar por 10 anos, o prazo geral do art. 205 do Código Civil para discussões sobre benfeitorias, danos ao imóvel e fiança. Veja abaixo o prazo de cada documento da locação, o que muda se você é o inquilino, e o que fazer com os dados pessoais depois que o contrato termina.
Quanto tempo guardar recibo de aluguel: a prescrição de 3 anos
O prazo legal para o locador cobrar aluguéis e encargos em atraso é de 3 anos, contado a partir do vencimento de cada parcela não paga (art. 206, §3º, inciso I, do Código Civil). Depois desses 3 anos, sem cobrança judicial nesse meio tempo, a dívida prescreve: ela continua existindo, mas deixa de poder ser exigida na Justiça. Isso significa que, na teoria, um recibo de aluguel de 4 anos atrás já perdeu boa parte da sua utilidade como prova de cobrança contra o inquilino.
Na prática, a recomendação é guardar por mais tempo do que esse mínimo legal, por dois motivos. Primeiro, o prazo de 3 anos só corre sem interrupção enquanto ninguém entra com uma ação relacionada ao contrato: uma cobrança judicial suspende ou interrompe a contagem, e o processo pode durar bem mais que isso. Segundo, e mais comum no dia a dia, o recibo de aluguel também é comprovante de rendimento para o Imposto de Renda, e a Receita Federal tem até 5 anos para revisar uma declaração (arts. 150, §4º, e 173 do Código Tributário Nacional). Por isso a recomendação prática deste guia é 5 anos após cada pagamento, não 3.
Este conteúdo tem caráter informativo e não substitui a orientação de um advogado ou contador para o seu caso específico. Prazos, artigos de lei e índices citados foram revisados em agosto de 2026.
Prazo de guarda de cada documento da locação
A tabela abaixo reúne o prazo mínimo recomendado para cada documento da locação, a base legal ou o motivo prático por trás dele, e o formato mais seguro para guardar.
Prazo de guarda por documento da locação
| Documento | Prazo mínimo recomendado | Base legal ou motivo | Formato recomendado |
|---|---|---|---|
| Contrato assinado, aditivos e renovações | 10 anos após o fim do contrato | Art. 205 do Código Civil, prazo geral para discussões sobre cláusulas, benfeitorias e fiança | PDF assinado (original digital ou digitalizado), com backup em nuvem |
| Vistoria de entrada e de saída, com fotos | 10 anos após o fim do contrato | Art. 205 do CC; é a prova principal em disputas sobre danos ao imóvel e devolução da caução | Fotos datadas e laudo em PDF, comparando entrada e saída |
| Recibos de aluguel e encargos | 5 anos após cada pagamento | Art. 206, §3º, I, do CC (prescrição de 3 anos) somado à janela de 5 anos da Receita Federal (arts. 150, §4º, e 173 do CTN) | PDF com data, valor e mês de referência, organizado por contrato |
| Boletos e extratos bancários do aluguel | 5 anos | Reforça a prova de pagamento junto com o recibo, mesma base legal | Extrato do banco ou do sistema de cobrança usado |
| Comprovantes de IPTU, condomínio e seguro pagos | 5 anos | Mesmo prazo prático dos recibos, especialmente quando o valor é repassado ou descontado do inquilino | PDF ou foto legível do comprovante, com a data de pagamento |
| Informe de rendimentos anual e carnê-leão ou DIMOB | 5 anos após a entrega da declaração | Arts. 150, §4º, e 173 do CTN, prazo em que a Receita pode revisar a declaração | Arquivo do programa da Receita mais o recibo de entrega |
| Notificações e mensagens de cobrança (WhatsApp, e-mail) | 5 anos | Prova de que a cobrança foi feita corretamente antes de uma ação de despejo por falta de pagamento | Print datado ou exportação da conversa completa |
| Acordo de dívida com o inquilino | 5 anos após a quitação, ou até o fim do processo quando houve homologação judicial | Art. 206, §3º, I, do CC; um acordo homologado judicialmente acompanha o prazo do próprio processo | PDF assinado por ambas as partes |
| Distrato e termo de entrega de chaves | 10 anos após a assinatura | Art. 205 do CC; é a prova de que o contrato foi encerrado de forma correta e o imóvel devolvido | PDF assinado, com data e referência às fotos da vistoria de saída |
| Comprovante de devolução da caução | 10 anos | Mesma lógica do distrato: prova de quitação da garantia caso a devolução seja questionada depois | PDF ou comprovante da transferência bancária |
| Documentos pessoais e análise de crédito do inquilino | Só enquanto durar a finalidade ativa; depois, eliminar ou anonimizar | Arts. 15 e 16 da LGPD: o tratamento de dados pessoais deve cessar quando a finalidade se encerra, com exceção para cumprimento de obrigação legal e exercício regular de direitos em processo | Eliminação segura ou anonimização; nunca manter em planilha aberta |
Arraste para o lado para ver toda a tabela
Dois padrões saltam da tabela quando você olha em conjunto. Documentos que provam o estado da relação, contrato, vistoria, distrato e devolução da caução, valem 10 anos, porque cobrem discussões sem prazo específico previsto em lei, como uma briga sobre benfeitorias feitas pelo inquilino ou sobre um dano encontrado meses depois da entrega das chaves. Já documentos que provam pagamento, recibo, boleto, IPTU repassado, informe de rendimentos, valem 5 anos, porque estão amarrados à prescrição de 3 anos da dívida de aluguel somada à janela de revisão da Receita. Na prática, quem descarta um recibo de 2 anos achando que já passou o prazo é exatamente quem mais vai sentir falta dele no dia em que surgir uma cobrança ou uma dúvida na declaração de IR.
O recibo mais recente prova que os anteriores foram pagos?
Sim, e esse é um detalhe que costuma pegar proprietário e inquilino de surpresa. O art. 322 do Código Civil estabelece que, quando existe uma dívida em prestações periódicas, a quitação da última parcela presume o pagamento das anteriores, salvo prova em contrário. Na prática: se o inquilino apresenta o recibo de dezembro, a lei presume que ele também pagou de janeiro a novembro, mesmo sem ter os recibos desses meses em mãos.
Para o locador, isso reforça a importância de emitir e guardar o recibo de todos os meses, não só dos mais recentes, porque é justamente uma prova em contrário (boleto em aberto, extrato, notificação) que derruba a presunção do art. 322 numa eventual cobrança de meses anteriores. Para o inquilino, o recibo mais recente é uma proteção real, mas não uma garantia absoluta: se o locador comprovar por outro meio que um mês específico não foi pago, a presunção cai. Veja também o [modelo de recibo de aluguel em PDF](/recursos/modelo-recibo-aluguel-pdf) que a lei exige em cada emissão, e o [gerador automático de recibo](/ferramentas/gerador-recibo-aluguel).
Como guardar: digital, com data e com backup
Não existe exigência legal de guardar papel. O art. 2º-A da Lei 12.682/2012, incluído pela Lei 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica), autoriza o armazenamento eletrônico de documentos públicos e privados digitalizados com garantia de integridade, e permite descartar o original depois disso, e a MP 2.200-2/2001 sustenta a validade jurídica de documentos e assinaturas eletrônicas desde 2001. Para a rotina de gestão de aluguel, isso significa que um PDF datado, gerado por um sistema, um aplicativo de vistoria ou uma boa digitalização em scanner, tem o mesmo peso de um papel original para fins de comprovação.
Três práticas fazem diferença na hora de guardar: organizar por imóvel e por contrato, não por tipo de documento solto, para não precisar abrir dez pastas quando um inquilino questiona um mês específico; manter data visível em cada arquivo, seja a data de emissão do documento, seja a data em que a foto foi tirada; e manter backup fora do computador ou celular onde o arquivo original foi criado, seja em nuvem, seja num sistema de gestão. Se você ainda depende de papel para assinar contrato, veja como funciona o [contrato de aluguel digital](/recursos/contrato-aluguel-digital-valido) e os tipos de [assinatura eletrônica para aluguel](/recursos/assinatura-eletronica-contrato-aluguel).
Dá para descartar o papel depois de digitalizar, com uma ressalva: garanta que a digitalização capturou o documento inteiro, de forma legível, com a assinatura visível, e que o arquivo resultante não pode ser editado sem deixar rastro, como um PDF gerado direto do scanner, e não uma foto solta que pode ser recortada. Para documentos particulares, como contrato e recibo, esse cuidado normalmente basta. A cautela extra vale para quando você já sabe que vai discutir o contrato judicialmente: nesses casos, considere manter o papel original até o fim do processo, porque a parte contrária ainda pode questionar a autenticidade de uma cópia digital específica.
O erro mais comum de quem gerencia dois ou três imóveis não é guardar pouco tempo, é guardar espalhado: um recibo no e-mail, outro numa pasta do celular, o contrato impresso numa gaveta, a vistoria em fotos soltas no WhatsApp. Quando surge uma dúvida, o tempo gasto procurando é maior do que o valor da própria disputa. Cada contrato deveria ter uma pasta única com tudo dentro, atualizada no momento em que o documento é gerado, não meses depois numa faxina de fim de ano.
Situações que aumentam o prazo de guarda
Os prazos da tabela acima são o mínimo recomendado para uma locação sem intercorrências. Quatro situações esticam esse prazo:
O que muda em cada situação
- Ação judicial em curso: se você entrou (ou foi alvo de) uma ação relacionada ao contrato, como uma [cobrança judicial de aluguel](/recursos/cobranca-judicial-aluguel-quando-vale-pena) ou uma ação de despejo, guarde todos os documentos até o trânsito em julgado e até o fim do prazo de execução da sentença, não apenas até o prazo prescricional original
- Contrato com fiador: o STJ já decidiu que, quando o fiador paga a dívida do inquilino em nome dele, o prazo para o fiador cobrar esse valor de volta segue a mesma prescrição da dívida original de aluguel, não um prazo mais longo. Na prática, isso significa manter o dossiê completo (contrato, recibos, termo de fiança) disponível pelo mesmo período que valeria para uma cobrança direta ao inquilino
- Inquilino pessoa jurídica: os prazos deste guia são os do locador. A empresa locatária tem as próprias obrigações contábeis e fiscais, que costumam girar em torno de 5 anos, mas são responsabilidade dela, não algo que muda o que você, como locador, precisa guardar
- Imóvel vendido durante ou depois da locação: se você vende o imóvel com o contrato ainda vigente, transfira ao comprador o dossiê completo, contrato em vigor, garantia (caução, fiança ou seguro-fiança) e recibos dos últimos meses, porque o comprador assume a posição de locador e pode precisar deles
Nenhuma dessas quatro situações é rara em uma carteira com vários imóveis: some alguns anos de gestão e é bem provável que pelo menos uma delas apareça em algum contrato. Para entender os direitos e prazos do locador com mais profundidade, incluindo prazos de notificação e retomada do imóvel, veja o [guia completo da Lei do Inquilinato para o proprietário](/recursos/lei-do-inquilinato-guia-proprietario).
E para o inquilino?
Do lado de quem aluga, o prazo prático é parecido, com um recorte diferente. Guarde os recibos por pelo menos 3 anos após o fim do contrato, prazo da prescrição para o locador cobrar qualquer diferença de aluguel não paga, e por 5 anos se o valor pago de aluguel aparece na sua declaração de Imposto de Renda, seja como dedução, seja apenas como comprovação de despesa. A vistoria de entrada e o distrato valem a pena guardar até dois marcos: receber de volta a caução, quando houver, e passar o período em que o locador ainda pode questionar danos ao imóvel, o que na prática segue o mesmo prazo de 10 anos do art. 205 do CC usado pelo locador. Veja também [quais documentos levar para alugar um imóvel](/recursos/documentos-para-alugar-imovel-inquilino) e [como pedir e cobrar a devolução da caução](/recursos/caucao-aluguel-como-pedir-devolver).
Checklist: o dossiê mínimo por contrato
Antes de organizar o arquivo, use esta lista para conferir se o dossiê de cada contrato está completo:
Dossiê mínimo por contrato
- Contrato assinado, com todos os aditivos e renovações
- Vistoria de entrada, com fotos e laudo
- Recibo de cada mês pago, não só dos últimos
- Comprovantes de IPTU, condomínio e seguro quando o locador paga e repassa ao inquilino
- Informe de rendimentos anual entregue ao inquilino
- Histórico de notificações e mensagens de cobrança, quando houve atraso
- Termo de garantia (fiança, caução ou seguro-fiança) e comprovante de devolução
- Vistoria de saída comparada com a de entrada
- Distrato assinado, quando o contrato terminou antes do prazo ou por acordo
Como arquivar o dossiê quando o contrato termina
Quando o inquilino desocupa o imóvel, siga esta sequência para fechar o processo sem perder nada:
Passo a passo para arquivar o contrato encerrado
Reúna o dossiê completo
Junte contrato, aditivos, vistoria de entrada e de saída, recibos de todos os meses e o distrato, se houver.
Confirme a devolução da caução
Registre e guarde o comprovante de devolução, ou de retenção justificada, com a vistoria comparativa que sustenta o desconto.
Elimine ou anonimize dados pessoais sem mais finalidade
CPF, comprovante de renda e ficha cadastral usados só na análise de crédito não precisam continuar numa planilha ou pasta aberta depois que o contrato termina e a caução é resolvida. Mantenha apenas o que a lei exige, como o contrato e os recibos.
Salve tudo numa pasta nomeada por imóvel e período
Nomeie a pasta digital com o endereço do imóvel e as datas de início e fim do contrato, e mantenha um backup fora do dispositivo onde os arquivos foram criados.
Se o imóvel for vendido, transfira o dossiê ao comprador
Entregue contrato vigente, garantia e recibos recentes ao novo proprietário, que assume a posição de locador perante o inquilino atual.
Perguntas frequentes
Quanto tempo guardar recibo de aluguel?
Pelo menos 5 anos após cada pagamento é a recomendação prática: cobre a prescrição de 3 anos do art. 206, §3º, I, do Código Civil e a janela de 5 anos em que a Receita Federal pode revisar o Imposto de Renda. Se você é o inquilino, esse mesmo prazo de 5 anos protege contra qualquer questionamento sobre o aluguel pago.
Posso jogar fora contrato de aluguel antigo?
Só depois de pelo menos 10 anos do fim do contrato, prazo geral do art. 205 do Código Civil, e mesmo assim com cautela se houve fiador, ação judicial ou disputa sobre a caução, situações que podem esticar esse prazo. Antes disso, o contrato pode ser necessário para provar cláusulas, garantias ou o valor do aluguel numa eventual disputa.
Recibo digital de aluguel vale como comprovante?
Sim. Um PDF com data, valor, identificação das partes e referência ao mês pago tem o mesmo valor de um recibo em papel. A Lei 12.682/2012 (com a redação da Lei 13.874/2019) e a MP 2.200-2/2001 dão respaldo à validade de documentos digitalizados e eletrônicos. O que importa é guardar com data certa e num arquivo não editável, não o formato físico ou digital em si.
Quanto tempo guardar comprovante de IPTU e condomínio pagos?
5 anos é o prazo prático, o mesmo dos recibos de aluguel, porque esses valores costumam ser repassados ou descontados do inquilino e podem ser questionados dentro desse período.
O que fazer com os documentos pessoais do inquilino depois que o contrato termina?
Pela LGPD (arts. 15 e 16), dados pessoais só podem ser mantidos enquanto houver finalidade ativa. Depois de encerrado o contrato e resolvida a caução, elimine ou anonimize CPF, comprovante de renda e ficha cadastral usados na análise de crédito, guardando apenas o que a lei exige para cumprir obrigação legal ou exercer direito num eventual processo, como o contrato e os recibos.
Preciso guardar o papel original ou o digitalizado já basta?
Para a rotina do dia a dia, o digitalizado com boa qualidade e data já é suficiente como prova. Guarde o papel original apenas enquanto for prático; se precisar descartá-lo, mantenha ao menos uma cópia digital íntegra e legível de cada documento, com prioridade para contrato, distrato e comprovante de devolução da caução.
Documentos organizados por contrato evitam a pergunta que ninguém quer responder
A maior parte dos problemas com guarda de documento não é jurídica, é operacional: o recibo existe, mas ninguém sabe em qual pasta, em qual conversa de WhatsApp ou em qual e-mail ele está. Um sistema de gestão que guarda o contrato, a vistoria com fotos datadas, os recibos emitidos automaticamente a cada pagamento e o histórico de cobranças por contrato resolve exatamente esse problema: onde está o recibo de março de 2023 deixa de ser uma pergunta que exige 20 minutos de busca.