Gestão de Manutenção Imobiliária: Orçamento e Fornecedores
Equipe Alugo
Especialistas em Contratos e Direito Imobiliário
Como organizar a manutenção de imóveis alugados na imobiliária
Resposta direta: trate cada pedido de manutenção como um chamado com número, responsável e status. Compare orçamentos de mais de um fornecedor, aprove um só por escrito (com o proprietário, quando o valor passar do teto combinado), confirme o valor final na conclusão e só então lance o custo na conta de quem paga. Sem esse registro, a manutenção vira conversa solta de WhatsApp e o custo some do repasse.
Este guia trata do processo da imobiliária ou administradora: quem recebe o pedido, como cotar, quem decide e onde o gasto entra. Para saber de quem é cada tipo de reparo, veja quem paga os reparos do imóvel alugado. Aqui o foco é a operação, que é onde a carteira costuma perder tempo e dinheiro.
Por que o WhatsApp e a planilha quebram a manutenção
Com poucos imóveis, o pedido chega por mensagem, alguém liga para o encanador de confiança, o proprietário responde um “pode fazer” e a nota fica numa foto. Com dezenas de contratos, os mesmos hábitos geram problemas previsíveis:
- Chamado sem dono: o pedido entrou no WhatsApp de uma pessoa e ninguém mais sabe se foi atendido.
- Orçamento sem comparação: o primeiro valor recebido vira o aprovado, porque cotar de novo exige outra rodada de mensagens.
- Aprovação sem prova: o “pode fazer” verbal do proprietário não aparece quando ele questiona o gasto no mês seguinte.
- Custo esquecido: o serviço foi pago, mas o débito não entrou no repasse, ou entrou duas vezes.
- Histórico perdido: na próxima infiltração do mesmo apartamento, ninguém acha o que foi feito antes nem quanto custou.
A planilha ajuda a listar, mas não move o chamado de etapa, não avisa quem está parado e não liga o custo ao repasse. É o ponto em que a manutenção deixa de caber em ferramentas soltas.
Antes do chamado: de quem é o custo
O fluxo só funciona se a imobiliária souber, já na abertura, quem vai arcar com o gasto. A regra geral da Lei do Inquilinato (Lei 8.245/91), em resumo:
Regra geral de responsabilidade por reparos (salvo disposição diferente no contrato)
| Situação | Em regra é de quem | Base |
|---|---|---|
| Imóvel que não está em estado de servir ao uso, ou defeito anterior à locação | Locador (proprietário) | Art. 22, I e IV |
| Dano causado pelo inquilino, família, visitantes ou prepostos | Locatário (inquilino) | Art. 23, V |
| Desgaste do uso normal ao devolver o imóvel | Não se cobra do inquilino | Art. 23, III |
| Reparo urgente de responsabilidade do locador | Locador; o inquilino deve permitir a obra | Art. 26 |
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Duas consequências práticas para a operação. Primeiro, o inquilino deve avisar o locador de qualquer dano ou defeito cuja reparação seja do dono (art. 23, IV), então o registro do aviso, com data e fotos, protege a imobiliária. Segundo, se o reparo urgente durar mais de dez dias, o inquilino tem direito a abatimento proporcional do aluguel pelo período excedente (art. 26, parágrafo único), mais um motivo para a cotação não se arrastar.
Se a causa não está clara, a imobiliária pode abrir o chamado e a cotação mesmo assim, e definir quem paga na aprovação do orçamento, com a vistoria de entrada em mãos. Detalhes de prova e desconto ficam em vistoria de entrada: checklist completo.
O fluxo em seis etapas, do chamado ao custo lançado
Fluxo de manutenção de um chamado até o custo lançado
Registre o chamado
Todo pedido vira um registro único com número, responsável e status, venha de onde vier: portal, telefone, balcão ou WhatsApp. Anexe fotos desde a abertura.
Classifique urgência e causa
Vazamento ativo e falta de energia não esperam. Troca de torneira espera. Defina também se o caso parece desgaste, defeito anterior ou dano do inquilino.
Peça orçamento a mais de um fornecedor
Envie o mesmo escopo, com endereço e fotos, a dois ou três prestadores da especialidade certa. Peça valor, descrição do serviço, prazo e validade.
Decida e aprove
Compare pelo conjunto: valor, prazo e escopo, não só o menor preço. Se o valor passa do teto combinado, leve o orçamento ao proprietário. Aprovado um, os demais ficam encerrados.
Acompanhe a execução
O fornecedor avisa que terminou, com fotos. A imobiliária confere com quem abriu o chamado antes de dar o serviço por concluído.
Confirme o valor final e lance o custo
O valor cobrado pode diferir do orçado. Registre o final, com a nota, e lance na conta de quem paga: proprietário, inquilino ou a própria imobiliária.
Regras que a imobiliária precisa decidir antes de abrir o primeiro chamado
A ferramenta registra o fluxo, mas as regras são da imobiliária. Vale fechá-las por escrito, de preferência no contrato de administração (modelo e cláusulas do contrato de administração de imóveis):
- Teto de autorização: até que valor a imobiliária contrata sem consultar o dono. Acima disso, aprovação prévia.
- Emergência: o que conta como urgência (água, gás, energia, segurança) e quem pode autorizar na hora.
- Número mínimo de orçamentos: por exemplo, dois ou três acima de certo valor, com exceção documentada para urgência.
- Quem pode aprovar e lançar custo: em equipe, nem todo mundo deve poder liberar despesa.
- Prazo de resposta: em quantos dias o proprietário responde antes de a imobiliária reenviar ou ligar.
- Como o custo entra no repasse: adiantado pela imobiliária e descontado depois, ou pago pelo dono antes.
O Alugo não aplica teto automático de valor: o sistema registra quem decidiu e quando, mas decidir quando pedir aprovação é regra da sua operação. Para o desconto no repasse e a autorização prévia, o passo a passo está em como descontar despesa do repasse do proprietário.
Quando levar o orçamento ao proprietário
A imobiliária administra como mandatária do proprietário, e o mandatário deve prestar contas ao mandante (Código Civil, arts. 653 e 668). Por isso, gasto relevante com aprovação registrada reduz discussão na prestação de contas ao proprietário. Um critério simples:
- Dentro do teto e rotineiro: a imobiliária decide, registra e informa no extrato.
- Acima do teto ou fora do padrão (obra, troca de equipamento): o proprietário vê o orçamento e aprova ou recusa.
- Emergência: a imobiliária age nos limites combinados no contrato, documenta com fotos e comunica o dono logo em seguida.
Se o proprietário recusa, o caminho precisa estar definido: pedir novo orçamento, renegociar o escopo ou, se o reparo era do dono e urgente, lembrar o que o contrato e a lei dizem sobre o prazo de execução. Sobre a responsabilidade da administradora em casos de dano, veja responsabilidade da administradora por danos no imóvel.
Como o Alugo conduz o chamado, o orçamento e o lançamento do custo
Estas funções são do plano Imobiliária (a partir de R$ 349,90 por mês, até 150 imóveis, mais taxas por uso mostradas no app antes da contratação; carteiras maiores sob consulta). Os outros planos não têm a central de ocorrências nem a gestão de fornecedores e orçamentos.
Central de ocorrências
Cada pedido vira uma ocorrência com número, responsável e status: Aberta, Em atendimento, Aguardando terceiro, Resolvida e Finalizada. Ela pode nascer pelo portal do inquilino, pelo portal do proprietário ou ser registrada no painel pela equipe, que é o caso do pedido que chegou por WhatsApp, telefone ou balcão. A lista pode ser vista em quadro, com faixas por responsável. Há resposta ao solicitante e nota interna separadas, e anexos de até 5 MB por arquivo. Cancelar exige informar o motivo.
Ao marcar como resolvida, quem abriu tem 7 dias para contestar. Sem contestação, a ocorrência é finalizada sozinha.
Fornecedores e pedido de orçamento
O cadastro de fornecedor tem nome, especialidade (são 14, como hidráulica, elétrica, pintura e chaveiro), contato e, se quiser, CPF/CNPJ e PIX. Fornecedor que deixou de atender é arquivado, não apagado, e o histórico continua. A lista é da sua imobiliária.
Dentro da ocorrência, a equipe pede orçamento a um ou mais fornecedores, até 8 por pedido. Cada um recebe um link por e-mail; sem e-mail, a equipe copia o link e envia por onde preferir. O fornecedor responde sem criar conta, informando valor, descrição, prazo em dias, validade e anexos. Se o orçamento chegou por fora, a equipe digita. Pedir orçamento com a ocorrência em atendimento a move para Aguardando terceiro. O link mostra o pedido, o endereço e as fotos da abertura; o contato do inquilino só aparece depois da aprovação, e apenas se o gestor marcar para compartilhar.
Aprovação, execução e lançamento
Ao aprovar um orçamento, os outros da mesma ocorrência são encerrados, e é nesse momento que se define quem paga: proprietário, inquilino ou imobiliária. A aprovação do proprietário é opcional, por orçamento: a equipe usa “Enviar ao proprietário” e ele decide por link, sem entrar no portal. Se recusar, o orçamento volta para a imobiliária decidir.
Na execução, o fornecedor avisa pelo link que terminou, com fotos. Quem confirma é a imobiliária, em “Concluir e lançar”, informando o valor final, que pode ser diferente do orçado. O custo só é lançado nessa conclusão. Pedir orçamento e cadastrar fornecedor é de quem gerencia ocorrências; aprovar e lançar o custo também exige permissão de despesa (perfis Administrador e Gerente). Fornecedor com CPF/CNPJ cadastrado ainda tem um link com todas as ordens dele, acessado com os 4 últimos dígitos do documento, e a página de Fornecedores mostra os orçamentos da conta.
Tire a manutenção do WhatsApp
Se hoje o chamado mora no WhatsApp de quem atendeu e o custo numa planilha à parte, cada serviço tem duas chances de se perder: o orçamento sem comparação e o débito que não chega ao repasse. No plano Imobiliária, o pedido vira ocorrência, o orçamento volta pelo link e o custo é lançado na conclusão, na conta de quem paga.
Começar com 7 dias grátisPara onde vai o custo conforme quem paga
O lançamento muda conforme quem arca com o serviço. No Alugo:
Onde o custo é lançado ao concluir a ocorrência
| Quem paga | Como o custo entra |
|---|---|
| Proprietário | Despesa do imóvel e débito na conta do proprietário, abatido do repasse depois da comissão |
| Inquilino | Encargo programado nas cobranças, em 1 a 24 parcelas, com mês inicial (por padrão, o mês seguinte) |
| Imobiliária | Despesa da imobiliária |
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Quando as “outras taxas” da locação são repassadas ao dono, o custo cobrado do inquilino também vira débito na conta do proprietário, porque ele adianta o valor e o reembolso volta junto com o aluguel. Cobrança já gerada só muda quando a equipe usa “Atualizar cobranças futuras”, na aba Cobranças da locação.
O pagamento ao fornecedor continua sendo feito por fora, pelo meio que a imobiliária usar. O Alugo registra a data de “pago em”, para o controle ficar completo.
O que o Alugo não faz nessa etapa
Para não criar expectativa errada, o que não existe hoje:
- Pagar o fornecedor pelo Alugo.
- Nota, avaliação ou ranking de fornecedor.
- Marketplace ou indicação de prestadores: a lista é a da sua imobiliária.
- Prazo (SLA) automático, ou contrato com o fornecedor.
- Orçamento dentro do portal do proprietário: ele decide por link.
- Aprovação automática por teto de valor.
O que o sistema entrega é o registro do processo, do chamado ao custo, com quem decidiu e quando. O critério de escolher o fornecedor e o teto continuam sendo da operação.
Perguntas frequentes
Quantos orçamentos a imobiliária deve pedir para uma manutenção?
Não há número fixo em lei. Uma regra comum é pedir dois ou três quando o valor passa de um teto combinado com o proprietário, e dispensar em emergência, desde que documentada. O importante é que a regra esteja no contrato de administração e que o registro mostre o que foi comparado.
A imobiliária precisa da aprovação do proprietário para todo reparo?
Depende do que foi combinado no contrato de administração. O usual é definir um valor até o qual a imobiliária contrata sozinha e exigir autorização acima dele. Como mandatária, a imobiliária deve prestar contas ao proprietário (Código Civil, art. 668), então o gasto precisa estar registrado e comprovado.
E se o reparo for urgente e o proprietário não responder?
Reparo urgente de responsabilidade do locador não deve esperar: o inquilino precisa permitir a obra (Lei 8.245/91, art. 26) e, se durar mais de dez dias, tem direito a abatimento proporcional do aluguel. Defina no contrato o que a imobiliária pode fazer sozinha em emergência e documente com fotos e comunicação posterior ao dono.
Como cobrar do inquilino um reparo que ele causou?
Dano causado pelo inquilino, família, visitantes ou prepostos é dele (art. 23, V), e o desgaste normal de uso não (art. 23, III). Compare com a vistoria de entrada, guarde fotos e nota. No Alugo, ao concluir a ocorrência com o inquilino como pagador, o custo vira encargo programado nas cobranças, em 1 a 24 parcelas.
O Alugo paga o fornecedor ou indica prestadores?
Não. O pagamento ao fornecedor é feito por fora, e o sistema só registra a data de pagamento. Também não há indicação de prestadores: você cadastra a sua lista, com especialidade e contato.
Quais planos do Alugo têm central de ocorrências e orçamentos?
Só o plano Imobiliária, a partir de R$ 349,90 por mês, até 150 imóveis, mais taxas por uso mostradas no app antes da contratação. O teste é de 7 dias grátis na mensalidade, sem fidelidade.
Manutenção sem ruído começa no registro
O que evita desgaste com proprietário e inquilino é o mesmo em toda carteira: chamado com dono, orçamento comparado, aprovação registrada, valor final conferido e custo na conta certa. Esta é uma orientação geral e não substitui a análise do seu contrato e de um advogado, quando o caso envolver disputa.