Descontar Despesa do Repasse do Proprietário: Como Fazer
Equipe Alugo
Especialistas em Contratos e Direito Imobiliário
A imobiliária pode descontar despesa do repasse do proprietário?
Pode, desde que a despesa seja do imóvel do próprio proprietário, esteja prevista no contrato de administração, tenha comprovante e apareça discriminada na prestação de contas. O que sustenta o desconto é a administradora ter poderes para isso (o mandato), de o gasto ser de responsabilidade do locador e de o dono conseguir conferir o que foi abatido, linha por linha.
Resumo prático: contrato com cláusula de adiantamento e desconto, teto de valor acima do qual o dono autoriza antes, comprovante anexado, descrição que o proprietário entende, e saldo que passa ao mês seguinte quando o repasse não cobre. Sem isso, o desconto vira discussão.
Em que se apoia o desconto: contrato de administração e mandato
A administração de imóvel de terceiro é, na prática, um mandato (Código Civil, art. 653): o proprietário dá poderes e a imobiliária age em nome dele. Três regras do Código Civil organizam o desconto:
Regras do mandato que sustentam o desconto:
- Art. 675: o mandante (o proprietário) deve satisfazer as obrigações contraídas pelo mandatário dentro do mandato e adiantar as despesas necessárias à execução dele. É o que justifica ressarcir a imobiliária por um reparo pago em nome do dono.
- Art. 664: o mandatário pode reter, do objeto da operação que lhe foi confiada, o bastante para se pagar do que despendeu no encargo. Na administração de aluguel, o objeto da operação é o dinheiro do aluguel que passa pela imobiliária.
- Art. 668: o mandatário deve dar contas da sua gerência ao mandante. É o limite do desconto: quem retém precisa mostrar o que reteve e por quê.
A lei dá o fundamento, mas o que protege a imobiliária na prática é a cláusula do contrato de administração. Vale escrever nela: que a administradora pode adiantar despesas do imóvel, que pode descontá-las do repasse, qual o teto sem autorização prévia, em quanto tempo o dono é avisado e o que acontece quando o repasse não cobre. O artigo modelo e cláusulas do contrato de administração de imóveis detalha o restante do contrato.
De quem é a despesa: proprietário, inquilino ou os dois
Antes de lançar qualquer coisa, confirme de quem é o gasto. Descontar do dono uma despesa que era do inquilino é o erro mais caro, porque o dono percebe na primeira prestação de contas. Pela Lei do Inquilinato (Lei 8.245/91), em regra:
Quem arca com cada tipo de despesa (salvo disposição diferente no contrato de locação)
| Despesa | Em regra é de quem | Base |
|---|---|---|
| Reparo estrutural ou vício anterior à locação | Locador (proprietário) | Arts. 22 e 23 da Lei 8.245/91; ver reparos do imóvel alugado |
| Dano causado pelo inquilino, dependentes ou visitantes | Locatário (inquilino) | Art. 23, V |
| Condomínio extraordinário (obra, fundo de reserva, reforma) | Locador | Art. 22, X |
| Condomínio ordinário (rotina do prédio) | Locatário | Art. 23, XII |
| IPTU e taxas do imóvel | Locador, salvo se o contrato transferir ao inquilino | Art. 22, VIII |
| Água, luz e gás com imóvel vago | Locador, enquanto não há inquilino | Consumo do período sem locação |
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Cada linha dessa tabela tem exceções e depende do que está no contrato de locação, por isso o lançamento precisa dizer qual era a despesa e por que ela é do proprietário. Para a divisão de reparos em detalhe, veja quem paga os reparos do imóvel alugado. Para o caso de obras que valorizam o imóvel, veja benfeitorias e quem paga.
Autorização prévia: teto de valor e urgência
O contrato autoriza o desconto em geral, mas a confiança do proprietário se decide no valor. A prática mais segura é combinar um teto por ocorrência: abaixo dele, a imobiliária resolve e depois presta contas; acima dele, pede autorização antes, com orçamento. O valor do teto é decisão sua e do dono, e deve estar por escrito.
O que combinar com o proprietário antes de a primeira despesa aparecer:
- Teto por ocorrência para gasto sem consulta prévia, e se há teto mensal por imóvel.
- Exceção para urgência: vazamento, curto, risco à segurança. Nesse caso a imobiliária age e avisa logo em seguida.
- Acima do teto: orçamento com ao menos duas cotações e autorização do dono por escrito, e-mail ou mensagem guardada.
- Prazo para avisar o proprietário depois de pagar a despesa.
- Quem escolhe o prestador: a imobiliária, um prestador de confiança do dono ou ambos.
Guarde a autorização junto do lançamento. Se o dono contestar meses depois, a mensagem que ele mesmo enviou resolve em um minuto o que, sem ela, vira desgaste e, em casos extremos, ação de prestação de contas.
Como lançar o desconto passo a passo
Fluxo de um desconto bem registrado
Confirme de quem é a despesa
Confira contrato de locação e lei: reparo estrutural, condomínio extraordinário e IPTU são em regra do dono; dano causado pelo inquilino e condomínio ordinário, não.
Verifique a autorização
Gasto dentro do teto combinado segue direto. Acima do teto, ou fora do padrão, peça a autorização antes e guarde a resposta.
Pague e guarde o comprovante
Nota fiscal, recibo do prestador, boleto quitado ou comprovante de PIX. Sem comprovante, não há lançamento.
Lance com descrição que o dono entende
Escreva o que foi feito, onde e por quê: "Troca do registro do banheiro social, vazamento em 10/10", e não "manutenção".
Desconte no repasse seguinte
O valor entra na prestação de contas daquele repasse, como linha própria, depois da taxa de administração.
Envie a prestação de contas
O proprietário vê o débito, o comprovante e o líquido. Qualquer dúvida se resolve com o registro, sem retrabalho.
Lance o primeiro débito em minutos
Se hoje o desconto mora numa planilha paralela e o comprovante num grupo de WhatsApp, o risco é descontar duas vezes ou esquecer de descontar. No Alugo, você lança o débito na locação ou na página do proprietário, anexa o comprovante e o valor sai no próximo repasse, discriminado.
Começar com 7 dias grátisExemplo numérico: do aluguel recebido ao líquido do proprietário
Um imóvel com aluguel de R$ 2.800, taxa de administração de 10% e um reparo de R$ 350 pago pela imobiliária em nome do dono. O desconto vem depois da taxa, e a taxa é calculada sobre o aluguel, não sobre o débito.
Repasse do mês com um débito de reparo (valores ilustrativos)
| Linha da prestação de contas | Valor |
|---|---|
| Aluguel recebido | R$ 2.800,00 |
| Taxa de administração (10% sobre o aluguel) | menos R$ 280,00 |
| Débito: troca do registro do banheiro social (nota anexada) | menos R$ 350,00 |
| Líquido repassado ao proprietário | R$ 2.170,00 |
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Perceba o que o dono vê: três linhas, cada uma com origem clara. A taxa de administração continua sendo 10% de R$ 2.800, ou seja, o reparo não mexe na base dela. Os percentuais e valores do exemplo são hipotéticos: a taxa real é a do seu contrato de administração. Para entender como definir esse percentual, veja a taxa de administração de aluguel.
Quando o repasse do mês não cobre a despesa
Acontece em reforma maior, em mês com aluguel baixo ou quando há vários débitos no mesmo imóvel. A regra mais simples e transparente: desconta-se o que o repasse comporta, o repasse do mês fica zerado e o saldo passa para o mês seguinte, sempre aparecendo na prestação de contas.
Repasse que não cobre o débito (valores ilustrativos)
| Linha | Mês 1 | Mês 2 |
|---|---|---|
| Aluguel recebido | R$ 1.800,00 | R$ 1.800,00 |
| Taxa de administração (10%) | menos R$ 180,00 | menos R$ 180,00 |
| Disponível antes do débito | R$ 1.620,00 | R$ 1.620,00 |
| Débito de R$ 2.200,00 (conserto da bomba da caixa d'água) | menos R$ 1.620,00 | menos R$ 580,00 |
| Líquido repassado | R$ 0,00 | R$ 1.040,00 |
| Saldo do débito a descontar | R$ 580,00 | R$ 0,00 |
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Duas alternativas para não deixar o dono sem repasse algum: combinar com ele adiar o desconto para um mês de aluguel mais folgado, ou dividir o valor em parcelas. Seja qual for o caminho, combine antes e registre. Quando o valor é alto demais para a carteira daquele imóvel, vale pedir ao proprietário um depósito para a obra, em vez de manter um saldo devedor por muitos meses.
Despesa que o inquilino pagou: compense no boleto dele
O oposto também acontece: o inquilino paga por conta própria uma despesa que era do proprietário, como um reparo necessário ou o condomínio extraordinário, e pede o ressarcimento. A Lei do Inquilinato prevê a indenização das benfeitorias necessárias, ainda que não autorizadas, salvo cláusula em contrário no contrato (art. 35). O caminho limpo é compensar no aluguel do próprio inquilino: o valor vira desconto no boleto dele, o proprietário arca com a despesa por receber um aluguel menor naquele mês e não é preciso lançar débito na conta do dono.
O cuidado é não cobrar duas vezes: se a imobiliária já deu o desconto ao inquilino e lança também um débito para o dono, o proprietário paga a mesma despesa em dobro. Antes de lançar o débito, confira se existe desconto do mesmo valor numa cobrança do inquilino no período.
Erros comuns ao descontar despesa do repasse
Erros que geram reclamação do proprietário
- Descontar duas vezes: abater o valor do dono e também do inquilino, ou lançar o mesmo débito em dois meses.
- Lançamento genérico: "manutenção", "despesas diversas". O dono não consegue conferir e desconfia de tudo o que vem depois.
- Descontar sem comprovante: sem nota, recibo ou comprovante de pagamento, o desconto não se sustenta.
- Passar do teto sem autorização: o dono descobre o valor só no extrato.
- Descontar despesa do inquilino: dano causado pelo inquilino e condomínio ordinário não são do locador.
- Misturar com a taxa: incluir o débito na base da taxa de administração, o que muda a remuneração da imobiliária sem o dono saber.
- Deixar o saldo sumir: repasse que não cobre o débito e saldo que desaparece do extrato do mês seguinte.
- Demorar para avisar: o dono recebe a notícia do desconto no mesmo dia do extrato, sem aviso prévio.
Como o Alugo trata o débito na conta do proprietário
No Alugo, a conta do proprietário guarda os débitos de cada dono. Na locação (aba Financeiro, Repasses) ou na página do proprietário, você clica em "Lançar débito" e informa o tipo (manutenção ou reparo, água, energia, gás, IPTU, condomínio, serviço contratado ou outros), a descrição que o proprietário vai ler, o valor, a data do gasto e, se tiver, o comprovante anexado.
O que acontece depois do lançamento:
- O valor é descontado no próximo repasse e aparece discriminado na prestação de contas, em PDF ou CSV por período e imóvel, que pode ir por e-mail ao proprietário pelo sistema.
- Débitos do mesmo imóvel são abatidos primeiro. Se o repasse do mês não cobrir tudo, o que faltar fica para o seguinte.
- "Não descontar neste mês" adia o débito, e "Descontar já no próximo repasse" desfaz o adiamento. "Cancelar débito" tira o valor enquanto ele não foi descontado. O histórico guarda o que foi descontado e o que foi cancelado.
- O desconto vem depois da taxa de administração e não altera a base dela. A comissão, o informe e a nota da comissão seguem como estavam.
- Ao lançar, o sistema avisa se já existe desconto do mesmo valor numa cobrança do inquilino no período, para você não cobrar o dono em dobro.
- Despesa do proprietário paga pelo inquilino vira desconto nos boletos dele, dividido em até 12 meses, sem débito na conta do proprietário.
- Com o orçamento de um fornecedor aprovado com o proprietário como pagador, o valor entra na conta do proprietário sozinho quando o serviço é concluído (central de ocorrências, plano Imobiliária).
Quem lança e cancela débito são os perfis Administrador e Financeiro; o Gerente acompanha. Uma observação importante: o Alugo não tem um fluxo em que o proprietário aprova o débito dentro do sistema. A autorização prévia continua sendo combinada por contrato ou mensagem, e o lançamento registra o que já foi acertado. O fluxo de repasse em si está em repasse automático ao proprietário, e o relatório que o dono recebe, em prestação de contas do aluguel.
Perguntas frequentes
A imobiliária pode descontar despesa do aluguel do proprietário sem avisar?
Não é recomendável. Mesmo quando o contrato de administração autoriza o desconto, a imobiliária deve prestar contas (Código Civil, art. 668) e discriminar cada desconto. O ideal é combinar um teto sem consulta e avisar o dono sobre qualquer valor acima dele. Sem aviso e sem comprovante, o desconto é o primeiro ponto de conflito.
O que o contrato de administração precisa dizer para permitir o desconto?
Que a administradora pode adiantar despesas do imóvel em nome do proprietário e descontá-las do repasse, o teto por ocorrência sem autorização prévia, o prazo para avisar o dono, a exigência de comprovante e o que acontece quando o repasse do mês não cobre o valor. Quanto mais claro, menos discussão depois.
E se o repasse do mês for menor que a despesa?
Desconta-se o que o repasse comporta, o líquido do mês fica zerado e o saldo passa para o repasse seguinte, aparecendo na prestação de contas. Se o valor for alto, vale combinar com o proprietário um depósito para a obra ou o parcelamento do desconto.
Posso descontar do proprietário uma despesa que o inquilino deveria pagar?
Não. Dano causado pelo inquilino, seus dependentes ou visitantes e o condomínio ordinário são, em regra, do inquilino (Lei 8.245/91, art. 23, V e XII). Se a imobiliária pagou, a cobrança é do inquilino. Descontar do dono o que era do locatário gera contestação e pode ser tratado como falha da administradora.
Se o inquilino pagou uma despesa do proprietário, como compensar?
Abata o valor no aluguel do inquilino, como desconto no boleto, e não lance débito para o dono: o proprietário arca com a despesa ao receber o aluguel menor, uma vez só. A indenização por benfeitoria necessária é prevista no art. 35 da Lei 8.245/91, salvo cláusula em contrário.
Dá para cancelar ou adiar um débito já lançado no Alugo?
Sim. Enquanto o valor não foi descontado, "Não descontar neste mês" adia o débito e "Cancelar débito" o retira. O histórico mostra o que foi descontado e o que foi cancelado.
Desconto no repasse só funciona com registro claro
O desconto de despesa não é o problema: o problema é o desconto que o proprietário não consegue conferir. Contrato com cláusula, teto combinado, comprovante anexado, descrição legível e saldo sempre visível mantêm o repasse sem ruído, mesmo quando o conserto é caro. Este conteúdo é informativo e não substitui a revisão do seu contrato de administração por um advogado.