Como Cadastrar Contrato de Aluguel em Andamento no Sistema
Equipe Alugo
Especialistas em Contratos e Direito Imobiliário
7 dias grátis. Pede cartão, sem cobrança no período. Cancele quando quiser.
Para cadastrar um contrato de aluguel que já está em andamento, você não recria o contrato do zero: reúne os dados que provam a situação atual dele e cadastra isso no sistema. Isso significa levantar o valor vigente do aluguel (já com os reajustes já aplicados), a data-base do reajuste (normalmente a data de início da locação, ou a data do último reajuste), o índice usado, o dia de vencimento, a garantia já recebida (caução, fiador ou seguro-fiança) e o que o inquilino já pagou no ciclo atual. O erro mais comum é justamente a data-base: cadastrar com a data de hoje em vez da data real do contrato faz o sistema perder a conta do próximo reajuste. Veja abaixo o passo a passo, um exemplo numérico e os erros mais comuns.
Por que cadastrar um contrato em andamento é diferente de abrir um contrato novo
Quando você cria um contrato novo dentro de um sistema, tudo começa do zero: a data de início é hoje, o valor é o combinado agora, e ninguém pagou nada ainda. Um contrato em andamento é diferente: ele já tem meses ou anos de histórico rodando em planilha, caderno ou WhatsApp, já passou por pelo menos um reajuste (ou está prestes a passar), já tem um recibo do mês passado guardado em algum lugar, e talvez já tenha uma parcela em atraso. Cadastrar esse contrato como se fosse novo apaga esse histórico: o sistema perde a data-base real do reajuste, pode cobrar de novo um mês que já foi pago, e você fica sem registro do que já era dívida antes de começar a usar a ferramenta.
Este guia é para quem está saindo da planilha, do caderno ou do controle de cabeça direto para um sistema, não para quem está trocando de um sistema pago para outro. Se o seu caso é trocar de fornecedor, o roteiro é diferente, com exportação de dados e rodada paralela: veja [como migrar de sistema imobiliário sem perder histórico](/recursos/como-migrar-de-sistema-imobiliario). Se você ainda está decidindo entre continuar na planilha ou partir para um sistema, veja [o que muda quando a planilha deixa de dar conta da carteira](/recursos/sistema-gestao-aluguel-simples), ou baixe a [planilha de controle de aluguel grátis](/recursos/planilha-controle-aluguel-gratis) se quiser só organizar melhor o que já usa.
Os 7 dados que você precisa levantar antes de cadastrar
Antes de abrir o cadastro do contrato no sistema escolhido, separe esses sete dados. Mesmo quando o sistema aceita importar uma planilha, ele não descobre sozinho qual é a data-base nem o que já foi pago: alguém precisa levantar e conferir esses dados. Na maioria dos sistemas voltados a proprietário e imobiliária pequena, o cadastro de um contrato em andamento é manual, então quanto mais organizado você chegar, mais rápido e sem erro fica o cadastro.
Dado a levantar, onde achar e por que importa
| Dado | Onde achar | Por que importa |
|---|---|---|
| Valor vigente do aluguel | Contrato mais os aditivos de reajuste, ou o recibo mais recente emitido | Cadastrar o valor original em vez do reajustado faz o sistema cobrar errado desde o primeiro mês |
| Data-base do reajuste | Cláusula de reajuste do contrato: normalmente a data de início da locação | Define quando o próximo reajuste é devido; errar aqui atrasa ou antecipa o reajuste em meses |
| Índice de reajuste | Cláusula de reajuste do contrato (IGP-M, IPCA ou outro previsto) | Sem isso o sistema não sabe calcular o próximo valor quando a data-base chegar |
| Dia de vencimento | Contrato, ou o dia que já vem sendo seguido na prática | Mantém a cobrança na data que o inquilino já está acostumado a pagar |
| O que já foi pago no ciclo atual | Recibos emitidos, extrato bancário, conversa de cobrança no WhatsApp | Evita que o sistema gere cobrança de um mês que o inquilino já pagou por fora |
| Garantia (caução, fiador ou seguro-fiança) | Contrato, comprovante de depósito ou apólice do seguro-fiança | Sem registrar, o sistema não sabe que já existe uma garantia ativa para esse contrato |
| Parcelas em atraso, se houver | Extrato bancário, planilha atual, histórico de cobranças já enviadas | Mantém visível a inadimplência que já existia, sem zerar o histórico da dívida |
Arraste para o lado para ver toda a tabela
Como definir a data-base do reajuste sem errar
A data-base é a data que marca quando o reajuste anual do aluguel pode ser aplicado: normalmente, a data de início do contrato, salvo se um aditivo já mudou essa referência. Não é a data em que você está cadastrando o contrato no sistema, e esse é o erro mais comum de quem sai da planilha: usar o dia do cadastro como se fosse o início do contrato, o que empurra a data do próximo reajuste para o ano errado.
Se o contrato já passou por um ou mais reajustes, a data-base para o próximo reajuste é a data do último reajuste aplicado, não mais a data de início do contrato. Ou seja: um contrato iniciado em março de 2024 e reajustado em março de 2025 tem a próxima data-base em março de 2026, e assim por diante, sempre de 12 em 12 meses.
A Lei 10.192/2001 (art. 2º, §1º) fixa a periodicidade mínima de 12 meses entre reajustes de contratos em geral, e a Lei do Inquilinato (Lei 8.245/91, art. 18) permite que locador e inquilino fixem livremente o índice e a forma de reajuste na cláusula do contrato. Na prática, isso significa que o aluguel só pode ser reajustado uma vez a cada 12 meses contados da data-base, e o índice a aplicar é o que está escrito no contrato. Este conteúdo tem caráter informativo e não substitui a orientação de um advogado para o seu caso específico.
Para conferir o valor acumulado do índice no período e simular o próximo reajuste, use a [calculadora de reajuste de aluguel](/ferramentas/calculadora-reajuste-aluguel). Se o contrato usa IGP-M ou IPCA e você está em dúvida sobre qual índice vale ou se compensa trocar, veja [IGP-M ou IPCA: qual índice usar no aluguel](/recursos/reajuste-aluguel-igpm-ou-ipca). E se a dúvida é só sobre quando a lei permite reajustar, veja [quando pode reajustar o aluguel](/recursos/quando-pode-reajustar-aluguel).
Passo a passo para cadastrar um contrato em andamento
6 passos para cadastrar um contrato já vigente
Separe o contrato assinado e os aditivos
É a fonte de verdade para valor original, cláusula de reajuste, garantia e prazo. Se houve aditivo de reajuste ou de troca de índice, ele prevalece sobre o contrato original.
Confirme o valor vigente e a data-base
Cruze o contrato com o último recibo emitido para ter certeza de qual é o valor que está sendo cobrado hoje, e qual data marca o próximo reajuste.
Levante o que já foi pago no ciclo atual
Veja o recibo ou o extrato do último pagamento confirmado. Esse é o mês a partir do qual o sistema deve começar a cobrar, não antes.
Registre garantia e eventuais atrasados
Cadastre a caução, o fiador ou o seguro-fiança já vigente, e qualquer saldo em aberto, para manter o histórico completo desde o primeiro dia no sistema.
Cadastre o contrato com cobrança a partir do próximo vencimento
Configure a primeira cobrança automática para o próximo vencimento em diante, nunca para um mês que já foi pago por fora do sistema.
Avise o inquilino sobre o novo canal de pagamento
Se o PIX ou o boleto vai mudar de conta, avise antes do próximo vencimento, para o inquilino não pagar no lugar errado no primeiro mês.
Exemplo prático: contrato desde março de 2025, cadastrado em agosto de 2026
Pedro tem um apartamento alugado desde 15 de março de 2025, por R$ 2.000, com reajuste anual pelo IGP-M. Em março de 2026, aplicou o primeiro reajuste (suponha, só para ilustrar a conta, um índice acumulado de 4,4% no período): o aluguel passou a valer R$ 2.088. O inquilino pagou certinho até julho de 2026. Hoje, em agosto de 2026, Pedro decide sair da planilha e cadastrar esse contrato num sistema. O que ele leva para o cadastro:
O que Pedro cadastra
- Data-base do reajuste: 15 de março (data de início, confirmada pelo reajuste de março de 2026), não a data de hoje, em agosto de 2026.
- Próximo reajuste devido em: 15 de março de 2027.
- Valor vigente do aluguel: R$ 2.088, já reajustado, não os R$ 2.000 originais do contrato.
- Pago pelo inquilino até: julho de 2026.
- Cobrança a gerar pelo sistema: a partir de agosto de 2026 em diante.
Se Pedro cadastrasse com a data de hoje como início do contrato, o sistema entenderia que o próximo reajuste só é devido em agosto de 2027, um erro de 5 meses que só apareceria quando já fosse tarde para corrigir. E se cadastrasse o valor original de R$ 2.000 em vez do reajustado, cobraria menos do inquilino todo mês até alguém perceber a diferença. O mesmo raciocínio vale para a garantia: se o inquilino já pagou um depósito caução equivalente a um mês de aluguel na entrada, Pedro registra isso como garantia ativa, sem pedir de novo nem deixar o campo em branco. Para saber como reter ou devolver esse valor depois, veja [caução de aluguel: como pedir, reter e devolver legalmente](/recursos/caucao-aluguel-como-pedir-devolver).
Erros mais comuns ao cadastrar contratos em andamento
O que evitar no cadastro
- Cadastrar com a data de hoje como início do contrato, perdendo a data-base real do reajuste.
- Cadastrar o valor original do contrato em vez do valor já reajustado até hoje.
- Esquecer de registrar a caução, o fiador ou o seguro-fiança já recebido do inquilino.
- Deixar o sistema gerar cobrança de um mês que o inquilino já pagou por fora, causando cobrança duplicada.
- Trocar o canal de pagamento (novo PIX ou boleto) sem avisar o inquilino antes do próximo vencimento.
- Não registrar as parcelas já em atraso, perdendo o controle da inadimplência que já existia antes do sistema.
Como fica no Alugo
No Alugo, o cadastro de um contrato em andamento segue os mesmos dados deste guia: imóvel, partes, valor vigente, dia de vencimento, data-base e índice de reajuste, garantia já recebida e o que já foi pago no ciclo atual. Não existe importação automática de planilha ou de outro sistema: o cadastro é manual, mas leva poucos minutos por contrato. A partir daí, a cobrança do próximo vencimento sai sozinha por PIX ou boleto, o dinheiro cai direto na conta do proprietário, e o Alugo avisa quando o reajuste anual de cada contrato chegar. A baixa de cada pagamento também pode ficar automática depois do cadastro, veja [como dar baixa no pagamento do aluguel](/recursos/dar-baixa-pagamento-aluguel-conciliacao). E se algum contrato já entrou no sistema com saldo em atraso, veja [como renegociar aluguel atrasado com o inquilino](/recursos/renegociar-aluguel-atrasado-inquilino). Teste grátis por 7 dias.
Perguntas frequentes
Preciso recriar o contrato de aluguel para cadastrar no sistema?
Não. Você sobe os dados do contrato que já existe e cadastra isso no sistema; não precisa gerar um novo documento nem pedir nova assinatura do inquilino, a não ser que vá alterar alguma cláusula.
Como sei qual é a data-base do reajuste se o contrato não deixa claro?
Na maioria dos casos é a data de início da locação. Se houve algum aditivo de reajuste registrado depois, a data-base passa a ser a desse aditivo mais recente.
E se eu não tiver certeza do que já foi pago pelo inquilino?
Reúna o extrato bancário e a conversa de cobrança no WhatsApp. Na dúvida, confirme diretamente com o inquilino qual foi o último mês pago antes de cadastrar, para não gerar cobrança duplicada nem deixar um mês sem registrar.
Cadastrar no sistema muda o contrato ou preciso assinar de novo?
Cadastrar não altera o contrato em si, só organiza a gestão dele dentro do sistema. Uma nova assinatura só é necessária se você for mudar alguma cláusula, como valor, prazo ou índice de reajuste.
Dá para cadastrar um contrato que já está com aluguel atrasado?
Sim. Registre o saldo em aberto como está, para acompanhar a cobrança dali para frente sem perder o histórico da dívida que já existia antes de você usar o sistema.
Preciso avisar o inquilino que vou passar a usar um sistema?
Sim, principalmente se o canal de pagamento mudar, como um novo PIX ou boleto. Avise antes do próximo vencimento, para o inquilino não pagar no lugar errado no primeiro mês.
Por onde começar
Se você tem 1 ou 2 contratos, dá para levantar esses dados numa tarde: pegue o contrato assinado, o último recibo ou extrato, e a conversa com o inquilino sobre pagamento. Se a carteira é maior, vale separar por prioridade: comece pelos contratos com reajuste mais próximo de vencer, porque são esses que mais rápido geram erro se ficarem esquecidos na planilha enquanto você organiza os demais. Para manter o controle enquanto a migração não termina, veja [como controlar pagamento de aluguel](/recursos/controlar-pagamento-aluguel). Depois de cadastrado cada contrato, o trabalho manual acaba: o sistema assume a cobrança, os alertas de reajuste e o histórico dali para frente.