Acesso de Corretores ao Sistema da Imobiliária: Papéis
Equipe Alugo
Especialistas em Contratos e Direito Imobiliário
Quem deve acessar o quê no sistema da imobiliária
Numa imobiliária ou administradora com equipe, nem todo mundo deveria acessar as mesmas informações no sistema. Quem cuida do financeiro, como o repasse ao proprietário, a taxa de administração e as despesas da carteira, precisa de acesso amplo, com visão de tudo. Quem opera o dia a dia, como cadastrar um imóvel, atender o inquilino, gerar uma cobrança ou registrar uma vistoria, não precisa ver a carteira inteira nem os dados da assinatura da empresa. Separar isso em papéis, com login individual para cada pessoa, é o que evita o problema mais comum das imobiliárias pequenas: todo mundo usando a mesma senha.
Isso vale independentemente do sistema que você usa. A diferença é que, num sistema pensado para equipe, esses papéis já vêm prontos, em vez de depender de você lembrar de organizar isso manualmente.
Por que o login compartilhado é um risco, não uma praticidade
Na prática, é assim que a maioria das imobiliárias pequenas começa: um e-mail e uma senha, usados por todo mundo, do dono ao estagiário. Funciona enquanto a equipe é pequena e a confiança é total, mas o modelo quebra rápido conforme a carteira cresce e mais gente circula pela operação.
O que o login compartilhado esconde
- Ninguém sabe quem fez o quê: se um contrato foi editado errado ou uma cobrança foi cancelada, não dá para saber qual pessoa da equipe fez
- A senha só pode ser trocada para todo mundo de uma vez: se um corretor sai, a equipe convive com o risco de ele continuar entrando, ou todo mundo precisa aprender a senha nova ao mesmo tempo
- Dados de inquilinos e proprietários, CPF, telefone, endereço, histórico de pagamento, ficam expostos para qualquer pessoa com a senha, mesmo quem não deveria ver aquele contrato
- Não existe controle sobre o financeiro: um estagiário com a mesma senha do sócio, mesmo sem querer, consegue ver a carteira inteira, repasses e receita da imobiliária
- Em caso de erro ou fraude, não há como provar quem acessou o quê, o que enfraquece qualquer investigação interna
Trocar login compartilhado por acesso individual não é burocracia, é o requisito mínimo para saber quem fez o quê e para conseguir tirar alguém da equipe sem precisar trocar a senha de todo mundo.
Os perfis de acesso: do Administrador ao Vistoriador
Um sistema de gestão de aluguéis para imobiliária pensado para equipe já nasce separando isso em papéis, em vez de depender de organização manual. No Alugo, esse desenho vem pronto: são 7 perfis de acesso fixos, e cada pessoa da equipe entra com o próprio login, criado a partir de um convite por e-mail enviado pelo Administrador. O menu e as telas seguem o perfil, então cada pessoa vê só o que a função dela pede. Ninguém compartilha senha, porque ninguém precisa.
O que cada perfil acessa
- Administrador: tudo, inclusive a equipe (convida, desativa e remove acessos), o plano, o saque e os dados bancários
- Gerente: toda a operação, repasses e relatórios, sem sacar e sem mexer em equipe nem plano
- Financeiro: cobranças, baixas, acordos, repasses, despesas, relatórios e notas fiscais, sem sacar nem alterar dados bancários
- Operacional: o dia a dia, com cadastros, locações, contratos, vistorias e cobranças, sem repasses e relatórios (é o antigo papel de Membro)
- Atendimento: atende inquilinos e proprietários e vê as cobranças, sem dar baixa
- Corretor: imóveis, chaves e os interessados e vendas que estão com ele, sem acesso ao financeiro
- Vistoriador: só as vistorias atribuídas a ele, pelo celular e com login próprio, o que serve também para vistoriador terceirizado
- Os 7 perfis existem em todos os planos pagos do Alugo, com usuários ilimitados e sem cobrança por pessoa adicional
Isso é diferente do acesso que o próprio proprietário tem à conta. Para ele, o canal costuma ser o portal do proprietário, pensado para quem está fora da equipe e só precisa acompanhar o próprio imóvel, não para quem opera o sistema por dentro.
Matriz de acessos: função x o que cada um vê no sistema
Antes de decidir o perfil de cada pessoa, vale desenhar a matriz de acesso pensando pelas funções que existem na sua imobiliária, não pelo cargo formal. A pergunta que importa não é qual é o cargo dessa pessoa, é se ela precisa ver quanto a imobiliária fatura e repassa, ou só precisa fazer o trabalho dela.
Matriz de acessos por função
| Função | Cadastro (imóveis, inquilinos, contratos) | Cobrança e vistorias | Carteira, repasses e despesas | Relatórios, fiscal e assinatura |
|---|---|---|---|---|
| Dono ou sócio | Sim | Sim | Sim | Sim |
| Gerente administrativo | Sim | Sim | Depende, só se também cuidar do financeiro | Depende |
| Corretor de locação | Sim | Sim | Não | Não |
| Financeiro / contas a receber | Não precisa | Não precisa | Sim | Sim |
| Vistoriador | Só o necessário para a vistoria | Sim | Não | Não |
| Estagiário / assistente | Sim, sob supervisão | Sim, sob supervisão | Não | Não |
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Traduzindo essa matriz para os perfis do Alugo: dono ou sócio entra como Administrador; o gerente administrativo entra como Gerente, que vê a operação inteira, repasses e relatórios, mas não saca nem mexe na equipe; quem cuida de contas a receber entra como Financeiro; o corretor de locação entra como Corretor, ou como Operacional se também cuida de contratos e cobranças; o vistoriador entra como Vistoriador e vê só as vistorias atribuídas a ele; e o estagiário ou assistente costuma entrar como Atendimento ou Operacional. Os perfis são fixos, sem permissão configurável item por item: não dá para montar um perfil sob medida para uma pessoa. Para a maioria das imobiliárias pequenas e médias, esses 7 perfis já resolvem o problema real, que é impedir que quem opera veja o financeiro da empresa. O mesmo cuidado que você tem ao formalizar a relação com o proprietário, como no contrato de administração de imóveis, vale para formalizar quem representa a imobiliária no dia a dia.
Se sua imobiliária tem uma função híbrida, por exemplo um gerente que também fecha as contas do mês, o critério é simples: se a pessoa mexe com dinheiro da carteira (repasse, despesa, relatório financeiro), ela entra como Gerente ou Financeiro. Administrador fica para quem também precisa cuidar da equipe, do plano, do saque e dos dados bancários.
LGPD e sigilo profissional: a base legal do controle de acesso
Controlar quem acessa o sistema não é só organização interna, é também parte do dever legal de proteger os dados de inquilinos e proprietários. A LGPD (Lei 13.709/2018) trata CPF, telefone, endereço e histórico de pagamento como dados pessoais, e o art. 46 exige que quem trata esses dados adote medidas de segurança técnicas e administrativas capazes de protegê-los contra acesso não autorizado. Login compartilhado vai na direção contrária: dificulta saber quem acessou o quê, exatamente o controle que a lei espera. Em caso de incidente, como um vazamento de dados de inquilinos, o art. 42 responsabiliza o controlador, no caso a imobiliária, pelos danos causados, inclusive quando a causa foi falha no controle interno de acesso. Para quem tem CRECI ativo, o Código de Ética Profissional dos Corretores de Imóveis (Resolução COFECI 326/1992) reforça o mesmo princípio pelo lado da profissão: o art. 3º, VI, manda exercer a profissão com zelo, discrição, lealdade e probidade, observando as prescrições legais, e o art. 5º diz que o corretor responde por atos profissionais danosos ao cliente causados por negligência. Um vazamento de dados de inquilino por senha compartilhada pode se enquadrar nas duas hipóteses.
Se sua imobiliária também roda consulta de CPF e análise de crédito do inquilino, o mesmo cuidado vale para quem tem acesso a esses dados: veja mais em consulta de CPF do inquilino e LGPD.
Este conteúdo não substitui a orientação de um advogado especializado em proteção de dados. Controlar quem acessa o sistema é uma medida técnica que ajuda a reduzir risco, não uma garantia de conformidade total com a LGPD, que também depende de outros processos da imobiliária, como política de privacidade e tempo de guarda dos documentos.
Checklist de onboarding: dando acesso a um corretor novo
Use este checklist toda vez que uma pessoa nova entrar na equipe
- Decida antes o perfil: Administrador só para quem cuida de equipe, plano, saque e dados bancários; Gerente ou Financeiro para quem lida com repasse, despesa ou relatório financeiro; Operacional, Atendimento, Corretor ou Vistoriador para quem opera o dia a dia
- Peça o e-mail pessoal da pessoa, nunca um e-mail genérico da imobiliária usado por várias pessoas
- O Administrador da conta envia o convite pelo Alugo para esse e-mail
- A pessoa recebe o convite e cria a própria senha no primeiro acesso, sem que ninguém mais precise saber essa senha
- Confirme com a pessoa o que ela vai ver e o que não vai, principalmente se ela vier de um lugar onde o login era compartilhado
- Se a função exige CRECI, confira se o registro está ativo antes de colocar a pessoa para atender proprietário e inquilino
- Anote, mesmo que numa planilha simples, quem tem acesso, com qual perfil e desde quando, para consultar depois se precisar
Desligamento: revogando o acesso na hora
Quando alguém sai da equipe, seja um desligamento tranquilo ou uma saída de atrito, o passo mais importante é revogar o acesso no mesmo dia. No Alugo, o Administrador desativa ou remove o acesso da pessoa a qualquer momento, e ela perde a entrada no sistema na hora, sem precisar trocar a senha de mais ninguém. É a diferença prática entre login individual e login compartilhado: com senha única, tirar uma pessoa da equipe significa trocar a senha de todo mundo; com login individual, é revogar o acesso de uma pessoa só, sem afetar o resto da equipe. Os detalhes de como organizar a transição de carteira quando um corretor sai, quem assume os contratos, o que avisar ao proprietário, merecem um guia à parte.
Perguntas frequentes
Preciso pagar por cada usuário que eu adicionar no Alugo?
Não. Todos os planos pagos do Alugo incluem usuários ilimitados, sem cobrança por pessoa adicional. Você pode convidar corretores, financeiro, assistentes e vistoriadores sem se preocupar com custo por cabeça.
Quais são os perfis de acesso da equipe no Alugo?
São 7 perfis fixos. Administrador faz tudo, inclusive equipe, plano, saque e dados bancários. Gerente cuida de toda a operação, repasses e relatórios, sem sacar nem mexer em equipe e plano. Financeiro cuida de cobranças, baixas, acordos, repasses, despesas, relatórios e notas fiscais, sem sacar. Operacional faz o dia a dia (cadastros, locações, contratos, vistorias e cobranças), sem repasses e relatórios. Atendimento atende inquilinos e proprietários e vê cobranças sem dar baixa. Corretor vê imóveis, chaves e os interessados e vendas que estão com ele, sem financeiro. Vistoriador vê só as vistorias atribuídas a ele.
Um corretor consegue ver quanto os outros corretores recebem ou o repasse de outros proprietários?
Não. O perfil Corretor não acessa o financeiro, e no CRM ele vê só os interessados e vendas que estão com ele. Repasses e relatórios ficam visíveis para os perfis Administrador, Gerente e Financeiro.
Como faço para dar acesso ao sistema para um corretor novo?
O Administrador da conta envia um convite por e-mail para a pessoa. Ela recebe o convite e cria a própria senha no primeiro acesso, sem que ninguém precise compartilhar ou repassar uma senha existente.
Login compartilhado entre corretores é proibido pela LGPD?
A LGPD não tem um artigo dizendo literalmente que é proibido compartilhar senha, mas o art. 46 exige medidas de segurança capazes de impedir acesso não autorizado, e login compartilhado dificulta exatamente o que a lei espera: saber quem acessou o quê. Na prática, é uma prática de risco que vale evitar, e o ideal é sempre confirmar o enquadramento com um profissional de proteção de dados.
Dá para restringir o acesso de uma pessoa da equipe a só alguns imóveis da carteira?
Por imóvel, não. Os perfis limitam o que a pessoa vê por área (financeiro, repasses, relatórios, equipe), e não por imóvel. As exceções são o Corretor, que no CRM vê só os interessados e vendas que estão com ele, e o Vistoriador, que vê só as vistorias atribuídas a ele. Para separar carteiras entre equipes diferentes, o caminho costuma ser avaliar contas separadas, dependendo de como sua imobiliária está estruturada.
Organizar o acesso da equipe é tão importante quanto organizar a carteira
Toda imobiliária que cresce passa por esse momento: a planilha ou o sistema que começou com uma pessoa só de repente tem três, cinco, dez pessoas usando a mesma senha, e ninguém mais sabe ao certo quem fez o quê. Resolver isso não exige um sistema caro nem um departamento de TI, exige decidir, para cada função da equipe, se a pessoa lida com o financeiro da carteira ou só com a operação do dia a dia, e dar a ela o login e o perfil correspondente. É uma decisão de poucos minutos por pessoa que evita boa parte dos conflitos internos e dos riscos de segurança que aparecem quando a imobiliária cresce mais rápido que a organização do acesso.