Acesso de Corretores ao Sistema da Imobiliária: Papéis
Equipe Alugo
Especialistas em Contratos e Direito Imobiliário
Quem deve acessar o quê no sistema da imobiliária
Numa imobiliária ou administradora com equipe, nem todo mundo deveria acessar as mesmas informações no sistema. Quem cuida do financeiro, como o repasse ao proprietário, a taxa de administração e as despesas da carteira, precisa de acesso amplo, com visão de tudo. Quem opera o dia a dia, como cadastrar um imóvel, atender o inquilino, gerar uma cobrança ou registrar uma vistoria, não precisa ver a carteira inteira nem os dados da assinatura da empresa. Separar isso em papéis, com login individual para cada pessoa, é o que evita o problema mais comum das imobiliárias pequenas: todo mundo usando a mesma senha.
Isso vale independentemente do sistema que você usa. A diferença é que, num sistema pensado para equipe, esses papéis já vêm prontos, em vez de depender de você lembrar de organizar isso manualmente.
Por que o login compartilhado é um risco, não uma praticidade
Na prática, é assim que a maioria das imobiliárias pequenas começa: um e-mail e uma senha, usados por todo mundo, do dono ao estagiário. Funciona enquanto a equipe é pequena e a confiança é total, mas o modelo quebra rápido conforme a carteira cresce e mais gente circula pela operação.
O que o login compartilhado esconde
- Ninguém sabe quem fez o quê: se um contrato foi editado errado ou uma cobrança foi cancelada, não dá para saber qual pessoa da equipe fez
- A senha só pode ser trocada para todo mundo de uma vez: se um corretor sai, a equipe convive com o risco de ele continuar entrando, ou todo mundo precisa aprender a senha nova ao mesmo tempo
- Dados de inquilinos e proprietários, CPF, telefone, endereço, histórico de pagamento, ficam expostos para qualquer pessoa com a senha, mesmo quem não deveria ver aquele contrato
- Não existe controle sobre o financeiro: um estagiário com a mesma senha do sócio, mesmo sem querer, consegue ver a carteira inteira, repasses e receita da imobiliária
- Em caso de erro ou fraude, não há como provar quem acessou o quê, o que enfraquece qualquer investigação interna
Trocar login compartilhado por acesso individual não é burocracia, é o requisito mínimo para saber quem fez o quê e para conseguir tirar alguém da equipe sem precisar trocar a senha de todo mundo.
Os dois papéis de acesso: Administrador e Membro
Um [sistema de gestão de aluguéis para imobiliária](/recursos/software-de-locacao-para-imobiliaria) pensado para equipe já nasce separando isso em papéis, em vez de depender de organização manual. No Alugo, esse desenho vem pronto: existem dois níveis de acesso, e cada pessoa da equipe entra com o próprio login, criado a partir de um convite por e-mail enviado pelo Administrador. Ninguém compartilha senha, porque ninguém precisa.
O que muda entre os dois papéis
- Administrador: gerencia a equipe (convida, desativa e remove acessos), o financeiro e as configurações da conta, com visão da carteira completa, repasses, despesas, relatórios e dados fiscais
- Membro: opera o dia a dia, imóveis, inquilinos, contratos, cobranças e vistorias, sem acessar carteira, repasses, despesas, relatórios, fiscal nem os dados da assinatura
- Os dois papéis existem em todos os planos do Alugo, com usuários ilimitados e sem cobrança por pessoa adicional
Isso é diferente do acesso que o próprio proprietário tem à conta. Para ele, o canal costuma ser o [portal do proprietário](/recursos/portal-do-proprietario-aluguel), pensado para quem está fora da equipe e só precisa acompanhar o próprio imóvel, não para quem opera o sistema por dentro.
Matriz de acessos: função x o que cada um vê no sistema
Antes de decidir quem vira Administrador e quem vira Membro, vale desenhar a matriz de acesso pensando pelas funções que existem na sua imobiliária, não pelo cargo formal. A pergunta que importa não é qual é o cargo dessa pessoa, é se ela precisa ver quanto a imobiliária fatura e repassa, ou só precisa fazer o trabalho dela.
Matriz de acessos por função
| Função | Cadastro (imóveis, inquilinos, contratos) | Cobrança e vistorias | Carteira, repasses e despesas | Relatórios, fiscal e assinatura |
|---|---|---|---|---|
| Dono ou sócio | Sim | Sim | Sim | Sim |
| Gerente administrativo | Sim | Sim | Depende, só se também cuidar do financeiro | Depende |
| Corretor de locação | Sim | Sim | Não | Não |
| Financeiro / contas a receber | Não precisa | Não precisa | Sim | Sim |
| Vistoriador | Só o necessário para a vistoria | Sim | Não | Não |
| Estagiário / assistente | Sim, sob supervisão | Sim, sob supervisão | Não | Não |
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Traduzindo essa matriz para os papéis do Alugo: quem precisa ver carteira, repasses, despesas, relatórios ou os dados da assinatura entra como Administrador. Quem só precisa cadastrar imóveis, atender inquilino, gerar cobrança e registrar vistoria entra como Membro, seja corretor de locação, vistoriador ou assistente. Hoje o Membro é um nível operacional único no Alugo, sem sub-permissões dentro da operação: não dá para liberar só o módulo de vistoria e bloquear o de cobrança para a mesma pessoa. Para a maioria das imobiliárias pequenas e médias, essa divisão em dois já resolve o problema real, que é impedir que quem opera veja o financeiro da empresa. O mesmo cuidado que você tem ao formalizar a relação com o proprietário, como no [contrato de administração de imóveis](/recursos/contrato-administracao-imoveis-modelo-clausulas), vale para formalizar quem representa a imobiliária no dia a dia.
Se sua imobiliária tem uma função híbrida, por exemplo um gerente que também fecha as contas do mês, o critério é simples: se a pessoa mexe com dinheiro da carteira (repasse, despesa, relatório financeiro), ela entra como Administrador.
LGPD e sigilo profissional: a base legal do controle de acesso
Controlar quem acessa o sistema não é só organização interna, é também parte do dever legal de proteger os dados de inquilinos e proprietários. A LGPD (Lei 13.709/2018) trata CPF, telefone, endereço e histórico de pagamento como dados pessoais, e o art. 46 exige que quem trata esses dados adote medidas de segurança técnicas e administrativas capazes de protegê-los contra acesso não autorizado. Login compartilhado vai na direção contrária: dificulta saber quem acessou o quê, exatamente o controle que a lei espera. Em caso de incidente, como um vazamento de dados de inquilinos, o art. 42 responsabiliza o controlador, no caso a imobiliária, pelos danos causados, inclusive quando a causa foi falha no controle interno de acesso. Para quem tem CRECI ativo, o Código de Ética Profissional dos Corretores de Imóveis (Resolução COFECI 326/1992) reforça o mesmo princípio pelo lado da profissão: o art. 3º, VI, manda exercer a profissão com zelo, discrição, lealdade e probidade, observando as prescrições legais, e o art. 5º diz que o corretor responde por atos profissionais danosos ao cliente causados por negligência. Um vazamento de dados de inquilino por senha compartilhada pode se enquadrar nas duas hipóteses.
Se sua imobiliária também roda consulta de CPF e análise de crédito do inquilino, o mesmo cuidado vale para quem tem acesso a esses dados: veja mais em [consulta de CPF do inquilino e LGPD](/recursos/consulta-cpf-inquilino-lgpd).
Este conteúdo não substitui a orientação de um advogado especializado em proteção de dados. Controlar quem acessa o sistema é uma medida técnica que ajuda a reduzir risco, não uma garantia de conformidade total com a LGPD, que também depende de outros processos da imobiliária, como política de privacidade e tempo de guarda dos documentos.
Checklist de onboarding: dando acesso a um corretor novo
Use este checklist toda vez que uma pessoa nova entrar na equipe
- Decida antes o papel: se a pessoa vai lidar com repasse, despesa ou relatório financeiro, ela precisa ser Administrador; se vai só operar o dia a dia, ela entra como Membro
- Peça o e-mail pessoal da pessoa, nunca um e-mail genérico da imobiliária usado por várias pessoas
- O Administrador da conta envia o convite pelo Alugo para esse e-mail
- A pessoa recebe o convite e cria a própria senha no primeiro acesso, sem que ninguém mais precise saber essa senha
- Confirme com a pessoa o que ela vai ver e o que não vai, principalmente se ela vier de um lugar onde o login era compartilhado
- Se a função exige CRECI, confira se o registro está ativo antes de colocar a pessoa para atender proprietário e inquilino
- Anote, mesmo que numa planilha simples, quem tem acesso, com qual papel e desde quando, para consultar depois se precisar
Desligamento: revogando o acesso na hora
Quando alguém sai da equipe, seja um desligamento tranquilo ou uma saída de atrito, o passo mais importante é revogar o acesso no mesmo dia. No Alugo, o Administrador desativa ou remove o acesso da pessoa a qualquer momento, e ela perde a entrada no sistema na hora, sem precisar trocar a senha de mais ninguém. É a diferença prática entre login individual e login compartilhado: com senha única, tirar uma pessoa da equipe significa trocar a senha de todo mundo; com login individual, é revogar o acesso de uma pessoa só, sem afetar o resto da equipe. Os detalhes de como organizar a transição de carteira quando um corretor sai, quem assume os contratos, o que avisar ao proprietário, merecem um guia à parte.
Perguntas frequentes
Preciso pagar por cada usuário que eu adicionar no Alugo?
Não. Todos os planos do Alugo incluem usuários ilimitados, sem cobrança por pessoa adicional. Você pode convidar corretores, financeiro e assistentes sem se preocupar com custo por cabeça.
Qual a diferença entre o papel Administrador e o papel Membro?
O Administrador gerencia a equipe, o financeiro e as configurações da conta, com acesso à carteira completa, repasses, despesas, relatórios e dados fiscais. O Membro opera o dia a dia, cadastro de imóveis, inquilinos, contratos, cobranças e vistorias, mas não acessa carteira, repasses, despesas, relatórios, fiscal nem os dados da assinatura.
Um Membro consegue ver quanto os outros corretores recebem ou o repasse de outros proprietários?
Não. Esse tipo de informação fica na parte financeira da conta, visível apenas para quem tem o papel de Administrador.
Como faço para dar acesso ao sistema para um corretor novo?
O Administrador da conta envia um convite por e-mail para a pessoa. Ela recebe o convite e cria a própria senha no primeiro acesso, sem que ninguém precise compartilhar ou repassar uma senha existente.
Login compartilhado entre corretores é proibido pela LGPD?
A LGPD não tem um artigo dizendo literalmente que é proibido compartilhar senha, mas o art. 46 exige medidas de segurança capazes de impedir acesso não autorizado, e login compartilhado dificulta exatamente o que a lei espera: saber quem acessou o quê. Na prática, é uma prática de risco que vale evitar, e o ideal é sempre confirmar o enquadramento com um profissional de proteção de dados.
Dá para restringir o acesso de um Membro a só alguns imóveis da carteira?
Hoje não. O papel de Membro dá acesso operacional a toda a carteira cadastrada na conta, imóveis, inquilinos, contratos, cobranças e vistorias. Para separar carteiras entre equipes diferentes, o caminho costuma ser avaliar contas separadas, dependendo de como sua imobiliária está estruturada.
Organizar o acesso da equipe é tão importante quanto organizar a carteira
Toda imobiliária que cresce passa por esse momento: a planilha ou o sistema que começou com uma pessoa só de repente tem três, cinco, dez pessoas usando a mesma senha, e ninguém mais sabe ao certo quem fez o quê. Resolver isso não exige um sistema caro nem um departamento de TI, exige decidir, para cada função da equipe, se a pessoa lida com o financeiro da carteira ou só com a operação do dia a dia, e dar a ela o login e o papel correspondente. É uma decisão de poucos minutos por pessoa que evita boa parte dos conflitos internos e dos riscos de segurança que aparecem quando a imobiliária cresce mais rápido que a organização do acesso.